搭建|手把手带你搭建个人工作、生活和知识管理系统( 三 )

  • 你的经历——事件(Event),文字前用“○”符号表示。
  • 你不想遗忘的信息——笔记(Note),文字前用“-”符号表示。如果后续再看发现已经变得不再重要,将“-”延长划掉就可。
  • 这样,你就用最简单快速的方法记下了你的任务事项,不至于一团乱麻。你的时间流逝变得有迹可循。而且,用纸笔记录的一个好处是,你不用受电子设备的干扰,而是可以专心地沉浸在动笔写下的每个时刻。
    这样就完事了吗?Of course Not,你知道,单纯的记录只能让未来的你窥探当初到底做了什么,而要从每件事中学会成长,那么一定需要你主动反思,汲取每件事的“剩余价值”。
    反思时,回答自己三个问题:
    1. 为什么这件事至关重要?
    2. 为什么我要做这件事?
    3. 为什么要优先做这件事?
    总而言之,就是每日记录,每周回顾,定期反思。
    3)抓住每天最重要的事
    该方法来源于《创造时间:专注于每天最重要的事》(杰克·纳普&约翰·泽拉茨基),这本书提出了一个“或办清单”的概念,是指你每天的事情不一定都是要做完的“待办事项”,你要从中抓住其中最重要的一件完成。具体做法是:
    1. 列出你你所有可能要完成的“或办清单”。
    2. 找出其中最重要的1~2项,要有取舍,最好不要超过2个,你也知道人的一天当中精力是有限的。
    3. 将每重点项排进当天的日程表,以最高优级目标安排时间和聚焦精力去完成它。
    3. 基础模块:待办事项&日程计划&总结Review再回到我们一开始的那张图:
    搭建|手把手带你搭建个人工作、生活和知识管理系统
    文章插图
    这时候我们的系统建设已经进行到一半了。剩下的工程我们还需要搭建一个重要框架,我将其分为三个功能模块:待办事项、日程规划和总结Review。
    • 待办事项:用于处理工作、生活中的短期任务或事项。它的特征在于完成时间可以控制在1~2天内,而且有轻重缓急之分。
    • 日程规划:用于制定工作、生活中的长期规划和目标。它的特征在于需要长期跟进,并要定期把握进展和整体方向。这里我推荐使用下图的拆分方式,将长期目标拆解为一个个小目标和短期任务,小步快跑,逐个击破。
    • 总结Review:总结、反思这段时间的投入和产出成果,设法改善效率,修正方向。这里我用那句广为人知的话来概述:不要因为我们走得太远,而忘记当初为什么出发。
    4. 出参:输出个人知识观点正如我在篇头强调的那点:加工和内化后的信息才能成为知识。
    关于输出和分享个人知识,也是我创建“涵的数字花园”公众号的初衷,这一部分我会单独出几篇文章,并说说为什么我的花园是叫“数字花园”。
    三、上线测试与迭代到这里,概念部分就全部介绍完了。但我们知道,纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。如果没有将对工作、生活、知识的管理理念运用到实践中,那么再好的理念也只是空中阁楼。因此,我专门出了这部分内容,以我自身的真实案例,带领大家真正运用起来~
    1. 挑选测试工具至此,系统的框架我们已经设计完毕并搭建起来了。但是没有投入到实践中检验的系统,产品设计的再好也只是纸老虎。现在,我就带着大家将系统正式上线测试!
    首先,工欲善其事,必先利其器。不论是信息管理、时间管理还是事项管理,我们需要借助工具让其事半功倍。下面我介绍自己常用的一些工具软件,大家按需取用,找到适合自己的就好。
    (1)信息收集和组织
    印象笔记/有道云笔记:这两款大概是国内最为人知的两款笔记应用吧,功能都很强大,能够一键剪藏微信、微博、网页的文章,并且移动端/PC端实时同步。大家看个人喜好选一款就好。
    (2)时间管理
    • 时间记录/爱时间:随时随地记录当前时间在所投入事项上的流逝,适用于事中记录,需要手动点击开始和停止,所以一开始需要习惯一下。
    • 块时间:如果你总是在使用时间记录App中忘记点击开始和停止,那么可以尝试下这款应用,这是一款偏事后记录的时间应用,你可以直观的看到一天各时段的用时情况。
    使用时间管理应用,我的建议是在精不在多,这体现在两个方面:一是试用后选一个最贴合自己使用习惯的App固定下来记录就好;二是记录的事项最好是可控的,我一般不会特意记录固定化的用时,比如睡觉,因为睡眠的时间会占据我每天时间记录的no.1,其他事项用时占比的呈现会相应不那么直观,反而影响我对它们用时的分析。