结构化写作|如何写出好文章《结构化写作》( 三 ) 结构化写作

如果张三用的是结论先行来进行回答，我们来看下效果是否会好很多？张三回答说；那个人来公司找人走错地方了。大家看，这样的回答是不是就简洁很多？领导是不是能够一下就听明白张三在说什么？
所以在职场中，不管我们写作的对象是上级领导、还是同级同事、或者是客户、还是下属等… 我们都必须要清晰地表达出我们地重点，这样才能够有效的提高沟通效率。
第二个原则、以上统下原则。以上统下的意思是指，上层结论是概括总结，然后通过下层信息进行具体解释和说明。
比如说张三向老板申请要购买新办公设备，张三向老板说明了他的意图，要购买新办公设备，这属于上层结论。
接下来张三就要向老板解释为什么要购买新设备，所以张三就罗列出来以下几个理由。
第一、由于旧设备老化，导致工作效率低下。
第二、新设备不仅速度快，而且更节能。
第三、同行大多数公司换了新设备后，工作效率显著提高。
张三向老板所做出的解释，就属于以上统下原则的下层信息。由此可见，用了以上统下的原则之后，可以使我们的论证逻辑性得到加强，条理变得更清晰，更具有说服力。因此在进行职场写作的时候，我们要尽量做到以上统下。既要把主题表达出来，又能够很好的举例证明。
但是我们一定要记住，下层的解释也尽量不要过于复杂。因为如果举例的信息太多，就会让人感觉杂乱无序，而且难以记住，因为人类的脑子一下子是记不住那么多东西的。
之前我们在金字塔原理那本书就讲到过，美国心理学家“乔治米勒” 通过研究表明人最多能记住的信息是，七上下浮动两个。也就是说最多九个，最少五个，这个研究最后被命名为《神奇数字7+-2》
但是后来又有研究者表明，米勒所研究的数字还是高估了人类的短时记忆容量。他们经过研究后认为，真正能记住的只有5+-2 。那么就代表着人类大脑短时记忆中，最容易记的信息只有三个。所以为了解决这个问题，我们就要用到下面的原则。
第三、归类分组原则。归类分组的意思就是把类似或者相关联的信息，找到一定的标准进行划分归类。
比如苹果、香蕉、榴莲我们就可以把它划分为水果类。桌子、椅子、电脑我们就把它划分为办公用品类。通过归类分组之后，我们再向他人传达信息的时候就会显得更清晰明了。
第四、逻辑递进原则。逻辑递进原则的意思就是把信息按逻辑顺序进行排列。
比如我们通常在分析和解决问题的时候，原则顺序基本都是这样的，发现问题、分析问题、解决问题、这个顺序就是我们所讲的逻辑递进。为什么很多人都会这样做？因为这是我们的一种认知习惯，我们从小就生活在各种各样的顺序里边。
比如说做事情要先来后到，按部就班。在说话的时候会都会用到，首先、其次、最后等等… 这些都是遵循一定的逻辑顺序的。正因为有了这些顺序，我们才能够更容易理解对方的观点和分享的内容。因此当我们在进行写作时，一定要按照逻辑递进的顺序进行编写，这样才能让表达和沟通变得更顺畅。
以上这些就是我们所讲的第三个重点了，在这个重点里边，我们讲到结构化写作的四个核心原则，分别是结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。结论先行和以上统下所体现的是上层和下层之间的纵向关系。归类分组和逻辑递进所体现的是同一层级，各个要素之间的横向关系。
所以我们在职场写作的时候，一定要结合这四个原则，这样才能够表达出观点明确，结构清晰，层次分明且有逻辑的内容，同时也能更高效清晰的传达信息。
第四、结构化写作在实际场景当中的应用。
它主要包括传递信息、总结工作、说服他人汇报方案等四个场景。
首先我们来看如何在传递信息的时候，进行结构化写作。通常我们在向他人传递信息的时候，最想要的效果就是能在短时间内高效传达。意思就是既能让别人有兴趣看到我们的信息，还能让对方知道我们所表达的重点是什么。
这个就需要我们在文章的标题，和开头的内容上下功夫了。在这快速阅览的时代，如何抢夺注意力才是我们的关键所在。如果你的标题取的不好，别人估计连看都不带看一眼的。
大家参加过产品说明会、宣讲会或者公司部门开的会议的都知道。通常这些回忆所起的标题都是这样的，某某公司战略规划，某产品的详细介绍，春节活动策划等等。这种标题给很多人的感觉就是，好像跟我没多大关系，我一天工作多的做不完，有这个时间我还不如去做点其它事情，因为这就不是一个吸引人的标题。