数据留痕|数据留痕的两种使用场景：电子文档修改和流程留痕( 二 )

正是由于这种特点，数据被修改后至再次被使用时，极可能经历较长时间。此时人脑记忆变得模糊，当模糊的记忆与系统记录的数据不一致时，对系统的数据准确性产生质疑。问题严重时，为避免造成损失，企业可能会暂停与该数据相关的业务。
例如，采购经理记忆中合同额是300万，但是系统中显示的是310万，纸质合同也显示结果是310万。由于“300”和“310”具有高度相似性，所以导致了本次的记忆混淆。
数据留痕记录了合同额的变化过程，“2021.1.3日首次签订合同，金额200万；2021.2.15 补签两年期维保合同，金额110万”。采购经理将维保合同的金额记为100万。如果未发现该错误，财务就会少打款给供应商，来回沟通造成货物供应迟滞，进而耽误了生产进度。
电子文档中相似的数字，相近含义的文案，都容易让人记忆混淆。数据留痕提供了一条重要的获取信息的途径，结合其他信息，便于找到准确结果。
场景二：流程留痕企业会为重要且高频的业务建立业务流程，从而让重要业务在无人管理的情况下正常运行。当业务需求发生变更时，为了保证系统数据与实际情况一致，就需要更新业务流程信息。
例如，公司完成项目立项流程以后，新项目进入实施阶段。运行过程中发现，由于最开始的调研时间有限，对于客户的需求挖掘深度不够。为了保证项目能够达到客户要求，对项目范围、项目完成时间和里程碑节点做出调整。系统同步发生修改。
业务流程完成以后，很多流程基本不会被再次打开；再次打开时，流程可能已经结束很长时间。此时很有可能对项目过程记忆模糊，对系统记录的信息产生质疑。问题严重时，当再次发生该类项目时，可能产生错误的项目评估。
例如，技术经理记忆中该项目的持续时间是3个月。但是系统中却显示从开始时间到结束时间，持续了6个月时间。由于技术经理前期参与项目较多，后期参与较少，对于项目的结束时间产生了记忆错误。
流程留痕记录了流程的变化过程，“2021.7.15日项目变更项目范围预计项目结束日期为2021.12.1；变更原因：项目前期调研时间紧张，未充分调研”。如果未发现该错误，下次需要评估同类型项目时，就有可能评估不准确，造成项目延期，有可能面临违约赔偿。
四、总结由于人脑记忆的混乱所带来的代价比较高，所以数据留痕功能的必要性是有的。但是数据提交后被再次使用的概率和用户记忆混淆的发生概率比较低。为了避免低频的信息打扰用户的主操作，需要将该功能进行刻意的隐藏。
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