拉开职场差距，你需要加强执行力计划总是赶不上变化？执行力强的人却总

在实际执行任务过程中，我们并不能保证自己能够从头到尾、完全按照既定计划来完成所有工作任务，我们常常会遇到以下问题：

因为别人的突然介入，而使得工作被临时打断；由于需要处理的工作太多，而忘记处理个别工作；当工作被打断和发现遗漏之后，需要重新调整计划。

有效应对上述问题，你需要掌握下面的方法：

减少邮件带来的干扰

查看和回复新的邮件会打断当前的工作，之后再重新开始接着做时，由于灵感和思绪已经被打乱，工作质量难免大幅度下降。

为了连续高效地进行工作，我们需要减少邮件带来的干扰。

关闭邮件提醒

绝大部分的邮件都不需要立即回复，当我们需要集中注意力去完成1件事情时，不妨把Outlook的“显示桌面通知”功能关掉。将处理邮件的方式，从被动的“一收到邮件就立即去查看”，改变为主动的“每过1小时查看一下收件箱”，从而为自己赢取一段完全不被邮件打扰的专注时间。

对老板单独发给自己的邮件进行提醒

对于那些非常重要的邮件，比如老板单独发给自己的邮件，通过创建规则，可以在取消“显示桌面通知”后，对它们“开绿灯”顺利放行，以通知窗口的形式来及时收到提醒。

排除抄送给自己的邮件

其实，我们每天收到的邮件中，有相当大一部分并没有将我们作为“收件人”，而仅仅只是抄送了给我们——这意味着我们无需对此太过在意。

对于这些数量众多且重要级别低的邮件，通过创建规则里面的“高级选项”，将那些抄送给我们的邮件“拉黑”——自动另存到指定文件夹，等有空的时候再进行查看。

建立备忘系统

所谓“好记性不如烂笔头”，我们每天需要处理的事情有很多，就算是再好的记忆力都无法做到不遗漏一个工作任务。

因此，我们需要通过一些工具和方法将需要处理的事情记录下来，通过主动查看或让系统自动提醒的方式，来减少遗漏。

建立备忘录

当临时想到一些新的任务需要去完成，但一时又抽不出时间去做，常规的做法就是将这些事情记录在备忘录上。

无论你是习惯使用OneNote、To-Do，还是Outlook来记录各种“突发奇想”，这些内容都可以同步集中到Outlook的任务模块中，进行高效整合。

检查是否存在遗漏的内容

（1）查看“未完成的内容”

在之前的文章《我们是谁？加班狗！为什么老做不完活？不知道！》最后，通过分类原则整理出了“已完成”与“未开始”的待办事项列表，通过查看这一列表，可以一目了然地发现那些还没有来得及完成的任务。

（2）在Outlook移动端查看和编辑任务

我们不可能随时随地都携带着电脑，但是手机往往和我们“不离不弃”。通过借助Outlook移动端，可以充分利用碎片化时间来查看近期任务，通过不同的预览视图，灵活添加任务事件，并对其进行细节上的编辑。

设置任务的提醒时间

在Outlook中新建的约会、会议、Skype会议和任务，都可以设置在特定的时间进行提醒。即便我们已经忘记了需要做什么任务、忘记了去检查还没有完成的任务，也可以通过Outlook的“温馨提示”立即想起来需要做什么。

动态调整计划

在上文中，我们采取了一些方法来确保：尽量不被打扰而中断当前工作，构建备忘系统以防错过工作，但是还会有些工作计划不可以避免地需要进行调整。

而Outlook日历模块为计划的调整，提供了简单的操作和友好的界面。

改变任务持续时间

将鼠标移动至任务上/下边缘，当鼠标形状变成双箭头时，即可拖动改变任务的持续时长。

改变任务档期安排

选中任务后，按住鼠标左键不动，可以直接拖动至任意空白区域。

改变任务内容

单击任务即可使任务上的文字处于编辑状态，然后根据需要输入新的任务内容。

要点总结时间管理理论

连续工作避免中断、建立备忘系统、动态调整计划

Outlook相应功能

（1）减少邮件带来的干扰

关闭邮件提醒、创建规则（对老板发送给自己的邮件进行提醒、排除抄送给自己的邮件）

（2）建立备忘系统

OneNote/To-Do/Outlook同步整合任务、多级任务列表、设置任务提醒时间

（3）动态调整计划

Outlook日历模块

现在，Outlook时间管理的课程已经全部介绍完毕。Outlook作为Office 365中的重要组件，它不仅仅只适用于邮件管理，在合理规划时间，有效管理多项任务方面同样具有突出优势；而Office 365也不仅仅只是一套办公软件，它对于实现企业在协作、移动、智能和可信四大方面的需求，发挥着重要的作用。

往期精彩内容回顾，请点击：

第一期：周五不做加班狗，Outlook让办公随身走

第二期：我们是谁？加班狗！为什么老做不完活？不知道！

第三期：七夕怎么过：要去约会！不要加班！

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