秋叶大叔■跨部门协作困难？是时候“管管”你的平级部门了!( 二 ) 一、跨部门协作是职场人绕不开的弯小z

其实，物资采购和安装工作职责存在许多衔接，采购的任何延误都得通过抢安装进度把时间赶回来。小p发现，平时多问问采购工作的进展情况，发现潜在问题及早预判和处理，很多不必要的麻烦都能避开。
以前，小z一直把“认真干好本职工作”作为自己的职业信条，但在这一次宣传方案的合作中，小z发现，光做好当前的工作还不够，问题的预防比问题的解决更为重要。
详细了解以往合作存在的不足，并重点关注衔接环节。通过“在线文档协作” ，以清单方式把可能发生的问题和可采取的措施进行罗列，以便各自提前做足准备，这种标准化和流程化的工作方式会让工作清晰且顺畅很多。

文章图片
（2）合理分配协作任务，让平级真正参与进来
小q是公司市场部投标小组负责人，经常需要组织多部门同事完成投标工作。以往每次投标都有点打乱仗的感觉，新的招标文件发给几个相关部门后，大家就开始分头去准备了。可投标文件汇总时要么缺这少那，要么质量参差不齐，要花大量时间去重新修改，弄得心力憔悴。
这一次，小q决定调整一下，标书拿到后，他先分配每个人的协作任务，对于时间和质量也提出要求，还将模板分发到人。当所有人都清楚要做到什么标准后，反倒更能积极地参与进来。这一次的标书汇总出乎意料地顺畅，文件质量也基本符合要求。小q非常满意，他终于以一种轻松的方式完成了这次投标协作任务。
小z发现，组织者的工作就是要通过合理的任务分配，让团队效率达到全局最优。
他需要站在全局角度，引导所有人对工作范围和目标有统一的认识；然后依据其本身的职责和个人特点，通过“工作分解结构”（WBS）将协作任务细分，而且对工作的期待，如时间节点和质量水平等都要具体量化，并通过群文件置顶，时刻提醒团队成员关注。相比单纯强调“结果导向” ，注重“过程管理”反而更容易得到理想的结果。

文章图片
（3）做好信息共享，减小团队工作阻力
公司市场部打算尝试开拓某地区的机会市场，决定让小r负责相关部门的协调工作。许多部门合作都很顺利，而他感到最棘手的就是x部门。他们部门每个人工作量都处于超饱和状态，上次分配的同事小m总拖后腿，因为别的工作也压在手上，他根本无暇兼顾。小r也私下和小m聊过，让他多支持一下自己，但小m说他也很无助，毕竟都是领导分配的任务，都得要完成。
小r决定把情况跟自己领导汇报，也建议双方部门负责人协调一下，对这次特殊工作给予必要的资源倾斜，适当减少小m的其他工作任务，从而能更专心投入这边工作。没想到，双方部门负责人的见面沟通很顺利，对方领导表示之前不知情，他会重新做好小m的任务分配，让他更多参与到新项目中来。
小z发现，团队合作讲究“上下齐心，其利断金” 。及时让上级了解情况，及时掌握团队伙伴遇到的困难，都需要做好沟通。常规情况下，我们可以借助适用的“在线沟通软件” ，定期将团队工作成果和存在的问题上传共享，并通过线上例会保证信息畅通，把制约因素控制在萌芽状态。而遇到关键的、棘手的问题仍需考虑见面讨论。
俗话说， “见面三分熟” ，线下沟通在互联网时代仍具有非常重要的意义。

文章图片
（4）通过批评和激励，让平级心甘情愿“被管理”
对于一些临时任务，公司会成立多部门协作的工作小组去完成。要说大家为什么都喜欢让小s做小组长，心甘情愿的被他“管理” ，还真得把很大部分原因归功给他的“花式夸人法” 。