如何选购企业财务管理软件

当我们买东西,如买衣服,不知道买什么衣服好,不知道什么衣服适合我们的时候,我们会如何做呢?我们可能就会当处去逛 , 像大海捞针一样 , 货比三家,看看哪套衣服更加适合自己 。其实,当我们对财务管理软件的选购心里没底的时候,我们也可以如此处理 。多选几家供应商,看看,问问 。就会了解各家软件公司财务管理软件的差异,从而就可以有依据,提高软件选购的成功率 。故笔者觉得,对于那些平时没有信息化管理软件采购经验的企业来说,货比三家就是一个不二的法则 。可以通过不同供应商软件之间的比较,发现他们的忧缺点,从而结合自己公司的实际情况,选择一款合适的财务管理软件 。选择财务管理软件,跟我们买衣服一样,最主要的是选择合身 。但是,要做到这合身两字,又不是这么简单的一件事情 。实际在软件选购时 , 我们往往会如下类似的错误 。脚很?。?却像穿大鞋 。有些企业在软件选购时 , 就如同有些人在买衣服的时候 , 非名牌不穿;选择软件非名牌软件不用 。在这种名牌思想的主导下,很容易就会造成小脚穿大鞋的错误 。如有一家企业,传统的制造企业 , 其野心勃勃,现在还只是一家小小的家庭作坊式的企业,但是,在选择财务软件的时候 , 就想到了集团管理的功能,它们财务经理像要采购一台具有集团财务预算控制的财务管理系统 。虽然说 , 这家企业可能会慢慢发展成为一家集团性的生产企业,但是,这至少也需要十几年的时间吧 。而且,中间的变数也太多 。虽然在软件选购的时候需要考虑未来几年的发展,但是,也不需要跨度这么大 。你现在可能是身材标准,但是,你又怎么知道你十年之后,身材会发展成怎么样呢?脚很大,却穿很小的鞋 。有些企业却刚好相反 , 企业管理者特别的抠门 。在选择财务管理软件的时候,不肯花大钱,大脚穿小鞋 。如笔者有一家客户 , 其规模也不是很大,一个刚起步的集团公司,两面有一家外贸企业与三家实体企业 。由于是民营企业,所以,就难免有点小气 。在选择财务管理软件的时候,尽然只购买了单个企业的财务管理软件 。虽然这个软件确实便宜 , 实施成本加软件授权费用总共才一万元不到 。但是,集团公司在用了这套软件之后发现问题不断 , 如不同对各个公司的费用在系统中进行控制;下面公司的帐汇总到集团的财务管理系统中,集团财务人员要进行重新处理,等等 。一年下来,集团财务总监坐不住了 , 决定对财务管理软件进行二次选型 。就在这个时候,笔者有幸接到了这个项目,负责他们的集团财务管理软件项目的实施 。可见,小脚穿大鞋不行,大脚穿小鞋也是行不通的 。我们在财务管理软件的时候i,需要根据企业的规模、资金实力等因素出发,选择一款合脚的鞋子才行;不然换鞋是迟早的的事情 。三、选购时要注意行业特点 。虽然说,国家的财务法律制度在趋于健全,以后企业的财务处理规范要趋于一致 。但是,有实际财务处理经验的人,就比较清楚,不同的行业,其财务帐务处理方式还是有比较大的差异 。如服务业、制造业与金融行业这三大行业,其财务处理方式就有很大的不同;集团财务处理规范、上市公司财务处理原则、单个公司的财务管理办法也有非常大的差异 。这就好像人的皮肤 , 不同的皮肤颜色要配不同颜色对衣服 。不同行业的企业,也需要配备不同行业的财务管理软件 。有些软件公司的促销人员在推销他们的财务管理软件时 , 可能会不负责任的讲,他们的财务管理软件有多么多么的灵活,可以适应不同行业的需求 。对于这种促销广告 , 我们要避而远之 。世界上到今天为止,还没有一种包医百病的药物;也没有一款适合任何行业的财务管理软件 。有些财务管理系统,可能通过系统配置能够适合某些行业的需要 , 但是,企业也要为此付出不小的代价 。如可能虽然可以实现某个需求,但是在帐务处理起来会比较麻烦,甚至比手工做帐还要麻烦,此时,就失去了上财务管理系统的意义 。另外,灵活性往往意味着系统管理员需要进行大量的维护工作,而且,对于用户灵活,往往意味着系统的负责性 。有时候 , 我们在选择财务管理软件的时候 , 不仅仅是选择财务管理软件本身 , 还需要考虑其周边的配套产品是否完善 。有些企业处理的很麻烦 。他们现在系统中处理好相关的帐务工作,核对无误后 , 再在月底结帐的时候,把数据从系统中抄写到手工的帐簿中 。很显然 , 这是重复性的工作 。不但效率不高,而且,很容易抄错 。故 , 这种处理方法不是笔者所推荐的处理方法 。有些企业就比较聪明 。平时就在系统里进行帐务处理,然后到月底的时候,把相关的凭证、帐簿、报表等相关的单据打印出来 , 装订成册 。但是,这么处理的话,又会遇到一个问题 。我们都知道,国家对于财务账簿等都有固定的格式 , 所以,我们在打印这些单据的时候 , 也不能按自己喜欢的格式打呀?我们希望打印出来的格式能够满足国家法律规定的要求,而且,在国家法律规定的纸张上打印,以免除我们手工抄写的麻烦 。在这一方面,用友走在了前头 。用友自己开发了一套凭证打印格式,可以满足国家规定的要求;而且他们还配备有专门的打印纸张 。利用这个凭证打印格式与打印纸张打印出来的单据,是国家所认可的 。如此的话,企业用户在系统里做好帐务处理之后,只需要直接把单据或者报表打印出来即可 。而不需要再进行手工的登帐动作 。所以,企业在选择财务管理软件的时候,还需要适当关注一下,其周边的配套产品是否完善,能否符合企业的实际需求 。财务管理软件是国内发展的最成熟的一个信息化信用 。国内的金蝶、用友、新中大、管家婆等财务管理软件 , 其同质化的现象已经非常严重,各大品牌的财务管理软件在功能上大同小异,只是具体的处理流程上会有所差异 。而这个差异就是我们企业在选购时需要注意的地方 。因为当企业的财务管理流程跟财务管理软件的作业流程不配套的话 , 那就只有两个选择 。一个是企业进行业务流程重组 , 以符合企业财务管理软件的作业流程;另一个就是对财务管理软件进行二次开发,以符合企业的需求 。无论哪一种方式,对于企业来说,都需要付出比较多的精力与成本 。所以,虽然财务软件本身的功能上没有多大的差异,但是,在具体的作业流程上 , 如单据审核流程上还是存在比较大的差异,这需要企业对照自己的管理制度,进行刷选 。笔者建议,企业用户在财务管理软件选购的时候 , 先整理一下自己的财务管理流程 , 如单据审核流程、费用报销流程等等,然后拿着这份流程去选择财务管理软件 。就可以发现,各大财务管理软件在具体流程操作上的差异 。如此,就可以选择一款最贴近自己管理流程的财务软件 。如此在项目实施的时候 , 就可以减少流程变革的痛苦 。
【如何选购企业财务管理软件】
1.符合企业业务的规模
不同企业使用相同的采购和供应软件产生的效益不同,业务规模越大,能够减少的工作量越多,产生的效益越大 。对于采购业务规模大的企业 , 功能强的好过功能简单的软件,提高的效益大于购买支出 。
2.评估软件的效能
评估软件所能表现出来的效能是选择软件最重要的因素之一 。如:此软件是否能完成采购部门所要求的工作 , 是否和其他现有配套系统(如会计、发票、收款)相兼容,在采购信息系统中,软件是否易于与其他资料数据库整合,软件是否易于使用和了解 , 能否随着采购部门的业务变动而增加其功能 , 软件是否提供控制功能以及例外性报告以供管理者使用 。
3.软件的成本
目前,大多数软件价格构成为:软件产品价格、实施指导价格、客户化价格、二次开发价格、年服务费等 。
4.软件的易用性和系统的稳定性
采用的软件必须方便使用 。同时,软件要保证系统的稳定性,稳定的采购管理软件技能在输入正确数据时正常运作 , 也能在录入错误数据时自动检测出错误 , 并且提供人工检测错误的平台,保证软件的正常运行 。
5.软件产品的扩展性
要求软件产品不仅功能要满足企业当时的需求 , 还要满足未来的需求,即采购软件要具备一定的扩展性 , 将来能够和其他的系统集成和扩展,以适应企业信息化整体的需求 。
6.软件供应商
供应商也是软件选择时的决定因素 。首先要看软件公司的开发能力,软件产品是一个复杂的生产过程才能生产出来的,就想考察制造企业一样,我们要看一下软件企业的声场能力如何,也就是软件开发能力,看看软件公司是否有一支完整的开发队伍 。供应商是否能建立顾客反映渠道;供应商派出的技术人员是否拥有足够的采购专业知识;供应商是否在所处的产业中拥有足够的设计;供应商是否有能力应付未来的升级和更新要求 。