HR基本功系列：如何有效地编制部门职责 HR基本功系列：如何有效地编制部门职责

作者：李昊

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看过《在KPI死之前，先用好它》（点击可查看）的朋友应该还记得，KPI的由来。回顾下面这张图：

根据企业组织架构和运营要求，把一级KPI分解到二级部门，部门再分解到三级岗位。那么部门职责的编制逻辑和KPI相似。按此逻辑，要想有效地编制部门职责，一定要清晰的明白部门是怎么来的。

我们先讲个故事。

小哪吒在A村里做水果生意赚钱。他每天早晨4点开个电动三轮车到镇里面“进货”，6点回来。开档口，摆水果，写价格牌。8点开始营业，有生意了，则称重、收钱、找零、装进塑料袋，还会笑呵呵的说句“下次再来啊！”。中午自己做个饭，下午6点收摊，关档，查一下钱，记记账。

苦心经营了一年，收益不错，赚了差不多6万块钱。决定开大一点，再多进点水果，也丰富一下种类，又招了个卖水果的人：小余。现在每天要看各种水果的余量确定第二天要进多少，另外摊位大了，每天收档的时候剩下来的水果有所增加，到了夏天容易坏，为了保持新鲜买了一台冰柜。考虑到怕小余说不来就不来了，会影响买卖，所以每个月15号给他发工资。生意好的话，会有5%-10%的提成，逢年过节，也会送点水果。

小哪吒和小余都是年轻人，干劲十足，转眼一年过去了。整个村子的水果基本都被他们的小店承包了。因为供不应求，进货量加大，镇里的进货点儿把A村纳入送货的范畴，而且进货价还有了折扣。小哪吒觉得要开更大的店，需求量更大才能再降低进货价，才能多赚钱，所以决定去B村再开一家水果店，A村的店让小余全权负责。

经过3年的奋斗，小哪吒在镇辖范围内的6个村各开了一家水果店。此期间，他培养了6名店长，1名财务和采购（小哪吒的女朋友）。下一个三年，小哪吒计划拓展业务，兼并卖蔬菜，毕竟蔬菜水果不分家；另外要从所有的店长里面提拔一名专门管理店长的经理，并成立业务部门。

故事讲完了，也许你也差不多明白了目的。内容非常简单，就是小哪吒做生意，有很多事儿要做，开始自己一个人忙得过来；后续生意做大了，忙不过来了，需要人手来承担一些事儿，逐渐的团队越来越大，任务分工也越来越明确，逐渐形成了部门的概念。

部门：是指组织为完成规定的任务而设置的有权管辖一个或多个事务的机构。

那么故事里的很多事务，我们都可以联系到现在所在公司的部门，例如采购、销售、人力资源、综合办、财务、经营管理等。白话来讲，部门的划分来自于“要管什么事”，也区分于此，可视为一级职能；职责就是“要干什么事”，可视为二级职能。

有人把一级职能称为部门的使命，解释为部门存在的意义及它对整个企业成功的突出贡献。一级职能是部门根据使命应该承担的主要职能，一般有4-6个；而二级职能则是完成一级职能所需要干的事，也就是工作，称为职责。

通过上面这张图来表达从部门使命到部门职能再到部门职责的关系。使命如何确定，我们会在后续的一篇名为《制造业供应链有效搭建》的文章里进行详细阐述。请持续关注。

那么使命下的一级职能，一般情况下各大公司都是相通的，只是某个职能的偏重可能会影响所在的部门。

例如制造部一级职能大概包括：

①生产管理

②设备管理

③教育培训

④安全管理

⑤综合管理

面对以上一级职能，应用逻辑右项分解图即可分解出二级职能，分解时按照流程梳理出核心内容即可。在文字组成上要有考究，根据类别的一些词汇汇总见下表：

类别

词汇

思考行为

研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划

上级行为

许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定

管理行为

达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督

专家行为

分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价

下级行为

检查、核对、收集、获得、提交、制作

直接行为

组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、参加、阐明、解释

对信息、资料

调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护、管理

对计划、制度、方案、文件

编制、制定、拟定、起草、审核、审查、提交、呈报、下达、备案、整理、整合

对某项事务、工作

主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头、负责、审批、审定、签发、批准、评估、汇报、阐述、阐明

其他

维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、经营、确认、合作、协作、联络、设计、测试、修订、预防、解决、承担、预测、比较、对比等

（中国的汉字就是这么博大精深，你越研究越有意思）

了解这些动词后，我们用逻辑右项分解图举一个人力资源部关于一级职能人力资源规划的例子：

部门

一级职能

二级职能

人力资源部

人力资源规划

负责制定公司人力资源发展规划，为公司发展提供人力资源保证组织

编制公司的人力资源发展规划并组织实施

监督并管理各子公司人力资源发展规划的实施情况

借此机会大家可以尝试性的去查阅一下各自的部门职责，看看用词是否恰当，内容是否完整。那么在部门职责制定过程中有以下三个问题一定要注意：

① 职责划分不能出现重叠、缺失和错位的现象；

详述：

重叠会出现都管，都管不好，发生问题时想着“反正不是自己的问题”的心理，从而导致问题解决不彻底；

缺失会出现都不管，发生问题时出现扯皮的现象，他觉得这个事儿你该管，你觉得这个事儿该他负责的情况；

错位的情况一发生，问题就会立刻修正掉。

当发生a和b的情况该怎么办呢？拿体系流程性文件说话。应用PDCA的思路，发现问题是好事儿，立刻改善解决。第二张

② 一二级职能之间不能没有逻辑联系；

③ 二级职能的描述不准确，不能清晰表达指责内容。

作者介绍：李昊（外号：哪吒，微信号rosewine）一只在生产运营界深思熟虑的昊子，分享点关于精益生产、生产管理、工具使用、工业工程、质量管理的观点和经验。《好说几句》公众号创始人（id：lovesay-words）

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