评审|如何优化繁文缛节的流程( 二 )

结果调研之后才发现，并不是，原来是工作流程中规定，当日值班人员才是应急消防人员，可以灭火。
我们的真正目标是尽快灭火，但是这些工作流程却束缚了人们的做法，让他们在毫无意识的情况下偏离了真正目标。
事实上，出现这样的问题也在提醒管理者，需要排查自己的组织中，是否存在这样限制员工做法的流程规定。
我们要设定目标，而不是具体的做法，只有这样，团队成员的潜力，才有可能不受束缚真正被激发出来。

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在整理流程的过程中，发现有很多流程在逐步偏离了目标，为了达成一些外因的前置条件不得不走一些歧路，重拾初心查看流程最终要解决的问题目标是什么，以目标为核心去度量流程的合理性。
（2）关键节点
在流程中有些节点是可以系统自动化的，有些是需要人为干预的，无论是自动化还是人工都需要评估所实现的路径是否合理，可否找到最优解。
（3）评审人
邀请参与全流程的人参与规划是十分重要的，在梳理流程的过程中邀请用户使用局部视野看待问题是不合适，容易站在自己的立场对流程进行改进建议。
以上几个环节都是帮助我们一起来分析问题的卡点和风险点，识别目标找到关键节点的问题后，让专家评审团们一起共创治理方案才是我们的目标，接下来我们聊一聊如何优化流程。
3. 优化流程（解决问题）文章开篇距离流程是从起始点到终点的一条路径：
根据物理知识，物体在做匀速直线运动状态下的一个关系式s=v·t，其中s表示路程，标准单位m；v表示速度，标准单位m/s；t表示时间，标准单位s，整个式子表示单位时间内，物体在自身的速度下所经过的路程。
这个公式同样适用于我们流程管理中，在流程管理我们期望达成目标是快速有效的，在最小单位时间内如何能达到高速度呢？
这里的速度其实包括了几点重要因素：
（1）步骤
如果在实现流程的过程中步骤卡点越多效率越慢，可以想象每一个节点都会将路径的距离或多或少的拉长，识别冗余环节有效提高流程的执行效率。
因为不同公司、不同的业务所涉及到的流程不同，需要根据实际的情况具体问题具体分析，还是借鉴大卫·马凯特《授权》书中的案例：
士兵的休假请求需要经过 14 步请假流程，好多位不同级别的长官签字。可能已经到了士兵请假外出那天，系统里的流程还没走完。

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所以一个士兵和员工的请假到底需要多少人审批？
有的同学觉得直属主管和HR就可以，一般情况下是这样，但是如果涉及到婚假、病假、长时间的年假呢？
根据不同的场景其实我们可以设置不同的审批流程，给不同的场景找出最优解减少其他冗余步骤，将流程合理缩短提升效率；
（2）审批
刚刚的案例中我们提到了「审批」，你会发现大多数审批流还依赖于人的决策，不是说人来跟踪决策不好，而是作为制定流程或者管理者的角色没有参与到流程设置中。
一个低效的流程不仅申请人苦不堪言，对于每天面对海量审批单的决策人来讲也是一个繁重的负担，最终变为“签名机器”。
那么如何优化审批呢？刚才的案例已经简单提到了关键词：

场景：审批流程我们需要甄别当前的业务流程目标是什么，所处在的环境是什么，哪些可以提高效率，是否可以对于这类场景进行合理的归类，将同类的问题的解决方案进行不断的迭代优化；
条件：业务流程中会涉及到一些关键的判断条件，例如请假出差的天数、采购和报销的金额等，可以根据不同的条件做判断分支，这样就可以有效减少不同场景下的步骤了；
授权：如果决策者对于审批也觉得是负担的话就需要学会授权，无论是授权系统还是协作者，识别1场景和 2条件关键环节是否可以总结成方法论，对于同类申请就可以减少重复性的审批了。

（3）持续迭代
上文中多次提到业务流程是根据当前的环境给出的最佳解，在某段时间区间可能是合理的，随着时间和环境演变就需要调整改进。
这里就需要产品经理来持续跟进更新业务流程全景图，收集用户反馈和系统迭代情况，遵循初心目标，不断完善迭代流程。
作者：larens；公众号：悟思品
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