问问自己|科学提升工作效率的最佳实践( 二 ) 生产力|注意力|提升|实践

如果你在长时间地连续工作或在任务上花费了太多时间的话，这并不意味着你有太多工作要做，而是表明你没有明智地分配好精力和注意力。
其实你在控制某项任务上所花费的时间时，你控制的是在这项任务上投入的精力和注意力。
对于重要的事情，要少花些时间。缩减一项任务的执行时间也是一种预热的好办法，然后你就可以用来对付那些更可能会拖延的困难任务了。
维护日：把维护性的任务集中在一起全部处理掉。
把维护性的任务集中到一起（可以是在维护日去做，也可以放进一份维护清单里面），这样可以不用在这些任务上浪费太多的时间。而且，这样一来你就没有那么多的低回报任务，从而每周不用浪费那么多的时间，也有时间专注于真正重要的事情上。
生产力禅学
回复电子邮件、参加会议以及保持社交媒体联系都属于“维护性任务”。每一项支撑性的任务都可以缩减、委托别人或完全干掉。
通过设立限制来缩减任务。限制可以是在任务上投入的时间，以及任务的专注频度：
电子邮件：关闭我的电子邮件告警；仅在某些特定时段（早上，午饭前以及一天结束时）查看电子邮件；强迫自己等待回应；每天只安排三块（每段三十分钟）时间来处理电子邮件；每封电子邮件的内容应该少于五句话
社交媒体：限制自己每天只看五次社交媒体
任务：把相似的任务归为一组，这样就可以减少对它们的关注（比方说，一次性打完全部电话）。这又叫做批处理
会议：把每周出席的会议时间限制在四小时之内
同事：在执行重要任务时佩戴耳机；不要去八卦；到办公室以外找个休息的地方；让打断你的人为你的工作提供帮助；BPT期间关上办公室的门
对于所有那些低影响力的任务、项目以及事情说不，对最有价值的任务要坚决执行。
低影响的任务是委派给其他人做的主要候选对象。
90％原则：当你看到一个新机会时，请对它的价值或意义进行打分（1-100）。如果分数不大于等于90的话，就不要做了。
生产力最高的人不仅要花时间了解什么才是重要的，也要简化其他的一切。
静下心来
为了给自己的大脑腾出空间，并且让这个空间井井有条，你得“清空大脑”（brain dump）。怎么清空？写下来，把任务外化。
一旦有想法在脑海浮现时，就用笔记app记录下来。定期查看那些想法，并将它们添加到你的待办事项清单或日历里面。
“等待”清单：所有要等待执行的任务清单。定期进行检查，保证不会错过漏掉任何一项任务
关切清单：列出你关心的所有事项。每天安排一个小时去思考清单上的所有内容
每周回顾一下完成的任务和取得成就。这样就可以更好地了解自己取得的胜利以及需要改进的地方，从而更好地控制自己的生活。
每周回顾的提示：
下周我需要在哪些事情上花更多的时间？
上周我在哪些事情上花费了太多的时间？
下周我需要安排或者做些什么？
下周我要注意什么事情？
下周我的目标会遇到哪些障碍？
我有没有按照自己的承诺朝着正确的方向前进？
我也没有任何的承诺需要增加或删除的？是要扩大还是缩小承诺？
上周我走了什么捷径？
想法捕捉仪式：带上笔和笔记本，找个没有干扰的地方坐下来。定时15分钟。记下你的想法。
训练注意力
在办公桌旁放一个记事本，记下突然出现的所有干扰、打断，或者可能会让你手头工作被打断的事项。然后回去工作。如果有必要的话，事后再处理那些事项。
“20秒原则”：排除干扰，20秒就是足够的时间距离（阻力）。比方说：给自己的社交媒体帐户设置一个复杂的密码，比如有30个字符
用单任务防止开小差，同时训练你的“注意力肌肉”。
大脑的构造不适合多任务。大脑没法同时专注于两件事。相反，大脑可以在任务之间快速切换，从而给人产生一种幻觉，好像你每次能做的事情不只一件。