报销|这样接待，才会让客户开心、领导满意，自己不委屈报销

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这天，你刚关掉电脑准备下班，领导一个电话飞过来：
“小× ，到我办公室来一趟。 ”没上文，也没有下文。
完了！又犯上事了！！这肯定是你的第一反应。
这不，你怀揣着一颗紧张、惶恐、不安的心，又带着那么丁点进宫面圣的兴奋，推开了领导的门。
“小× ，明天省某电视台记者团来司采访，你辛苦点接待一下。 ”我敢肯定，你耳朵里肯定只听到了“辛苦点“”接待一下”这两个重点词。
两个点之间夹着一个本该休息的时间，真的只是辛苦一点点吗？
这时，你可能仅仅不是有点懵，因为有一大堆的who、when、what、how未知信息敲打着你的每一个脑细胞。
事实上，事情真的可能没有你想象的那么难。只要你掌握几个要领，哪怕你是新手，也能够游刃有余，既能让领导开心，又能让媒体满意。
说白了，就是一请示，二对接，三是吃住行，最后是汇报与报销。
01
先说第一步，请示。
这一步很关键。弄不清楚自己要干啥，那是瞎忙乱忙，到头来只会吃力不讨好，自己委屈了不说，领导还不满意。
既然领导指定你，你首先就向领导明确几个关键点：接待规格，对方联络人，以及自己的任务权限。
毕竟公关接待，异于三两朋友约会，喝茶聊天，吹牛打P ，轻松自如。接待因为涉及人员较多，即使吃饭聊天，也是逼格高高，不说全靠装，其实也差不多。
接待规格，说白了就是要弄清楚对方单位级别，和来访人员头头的“官衔” 。单位牛、来人级别大，相应地己方接待领导也得高，门当户对嘛。
如果是自媒体，或是一般的垂直媒体小报，比较好安排，没有那么多俗套；如果是行业大媒，甚至是G媒，尤其一听就是SY编制的那种，一定要当心。因为长期TZ内的浸陶熏染，已经习惯于讲规矩，按规矩办事，这时一定要谦卑，始终摆出一副仰慕的姿态。
再说接待规格，可能你的领导事先也不知道，这就需要你第一时间去搞清楚。你需要及时明确对方联络人，通过对方确定来访人员信息，越明了，后面你的接待方案才会越顺利。
再一个重要的事情，就是：一定要明确自己的任务和权限。一个采访团少则三两人，多则十几二十人，涉及事项繁杂，如接待领导邀约，接待室会议室申请，公务车辆申请，参观场地打招呼，一日三餐预定，礼品酒水准备，等等，大大小小的事务，你都要在接待方案中梳理清楚，这样在后面才能有条不紊地推进。
【报销|这样接待，才会让客户开心、领导满意，自己不委屈】02
请示完以后，你接着要做的事情就是对接。
这个事情不能拖，通常情况下只要不是太晚，你必须第一时间与对方联络人取得联系，以为自己做接待方案争取时间。
称呼嘛，如果你实在不知道怎么称呼，那就含“总”“主任” ，或者“老师” ，即使明知道对方只是个打杂的，也没关系，毕竟人都有虚荣的一面。
而对接的内容，大体而言，有两个方面：
一是行程方面的对接，要全面掌握来访人员主要领导姓名，职位，人数，需求，出行方式，到达时间，甚至男女，事无巨细，尽量多地了解你需要的信息。
你根据获取的信息，迅速制定接待方案，条例清晰，简洁明了，目的就是告诉领导们什么人，什么事，什么时间来，你怎么推进，相关节点都有哪些人。
如果接待规格比较高，你要第一时间建立接待沟通群，把相关领导和负责人拉进去，把实时动态和工作筹备情况汇报到群里，让领导第一时间掌握你的工作进程。
二是采访提纲的对接，媒体接待一个不同的地方，是前期媒体要与企业之间形成一个提纲，记者用来支撑和串联整个采访计划，而你则用来推动整个活动议程的顺利实施。
而采访提纲的形成，很大程度上又依赖于你提供的相关企业资料。记住，凡是通过你的手出去的企业资料，尤其是经营、财务方面的数据，一定是公司相关业务口领导审核确定过的。