为什么用白板或白板自动化工具不能做好项目管理？常见的白板自动化工具有两

白板作为一种项目管理工具,常被应用于获取和更新项目计划等静态信息,对项目状况统一显示管理,在白板上能够获取项目的全部信息。

常见的白板自动化工具有两种:基于手动输入自动绘制的甘特图或调度图,用来提供项目活动时间范围和依赖关系的图形视图,以及基于手动输入自动放置和替换不同便利贴(代表活动)的看板工具,用来提供项目活动状态的图形视图。

然而,随着项目复杂性增加,使用白板或白板自动化工具真的可以管理好项目吗?

从理论上讲,如果你所管理的项目没有太多时间和成本的限制,只有功能和质量检测,给你足够长的时间和足够高的预算,你或许可以通过功能和质量的测试。就像无限猴子定理,只要有无限的时间、猴子和打字机,即使猴子是在打字机前乱打,最终还是能打出莎士比亚的著作。

但是,在我们的工作实践中,大多数项目都有时间和成本的限制,甚至耗费几年时间和数千万元的成本。

一些项目赞助人或许还会强调创造先进产品来打败竞争对手的重要性。但在现实中,从概念到销售阶段,任何新产品的推出都有一个时间窗口。过了这时间窗口,产品不适合市场的风险变高,又或新产品的开发和营销成本会受预算和资金流的限制。

许多项目团队表示他们的项目不受时间和成本的限制,这是因为他们不知道这些限制,或者他们只相信他们希望相信的东西。

这种情况之所以发生是因为项目目标和限制缺乏清晰沟通,或者由于管理问题导致项目团队的承诺和真正的责任不一致。

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有时间和成本限制的项目该怎么管理?

管理一个有时间和成本限制的项目,最重要的是项目利害关系人获取正确的项目信息。如果项目信息误导项目中的每一个人,即便这个项目有一位经验丰富的项目经理和众多训练有素的团队成员,他们最多也只能成为优秀的救火员,后知后觉地去救火或解决问题。

因为信息不足,他们无法在问题不大时阻止问题的发生或者解决问题。换句话说,即便是优秀的项目团队,也需要正确的项目信息来进行有效工作。

为什么许多管理人员经常在计划阶段认为他们的项目易于管理,后来却发现这个项目实际超出他们的管理能力?有以下三个原因:

1、说起来容易做起来难——项目计划阶段的项目信息是未来的计划,而不是实际的成果。

2、未能在开始时看通结束——有些人经验或智慧不足,难以看清项目执行的复杂性。

3、静态与动态信息的管理差异——计划阶段的项目信息是静态的,而执行阶段的项目信息是动态的。静态信息可以由办公室中一两个人用白板或白板自动化工具进行维护,但是动态信息必须用实时业务工具进行管理。