关于表格设计和填写的几点困惑和建议表格与我们息息相关 , 工作、学习和生活中 , 我们经常会遇到表格 , 有的表格填起来得心应手 , 有的表格却让填写人犯难 , 查看表格的人迷糊 。最近在参加学历专审时 , 就遇到了下面一些困惑 。
困惑1:让人迷糊的关系 。有的表格在填写家庭主要成员和主要社会关系时的第一栏就是“关系” , 殊不知“夫妻”关系虽然一目了然 , 还得看填表人的性别才能判断 , 可“父子”“母女”关系是指上辈与填表人还是填表人与下辈?两重关系都存在的就得填写两次 , 让阅读表格的人一头雾水 , 只得看后面的年龄验证 , 给整理表格的人增添了不必要的工作量 。
困惑2:让人捉摸不透的年龄 。一般的表格都要涉及填表人的姓名、性别、年龄 , “年龄”是随着时间变化的 , 对于填表人来说非常简单 , 可苦了阅读表格者 , 不得不到处寻找填表时间来推算 , 特别是家庭主要成员和主要社会关系的年龄 。如果表格没有设计填表时间或者填表人忘记填写填表时间 , 阅读表格者只能望“数”兴叹了 。
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表1
困惑3:难以理解的全日制教育 。全日制教育是指全日在学校学习 , 或者大部分时间从事学习的一种教育制度 。“全日制教育”栏按理说要填写的是最高学历的全日制学习的学校 , 含在职全脱产学习 , 可有的表格却将全日制教育与在职教育并列在一起 , 要求填写职前的全日制学习经历 , 用以区别在职教育 , 让人难以理解 。
表2
困惑4:入学时间界定不了 。毕业证书应该有学生的姓名、性别、出生年月、在校学习的起止时间、学习专业、学习程度、毕业学校、毕业证号等信息 。但有些自学考试毕业证书上没有提供入学时间 , 原因可能是为了省事 , 因为同时毕业的学生入学的时间是不一样的 , 查对需要花一定的时间 。填写毕业证是方便了 , 可填写表格的人怎么填写学习经历的起止时间?
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表3
困惑5:籍贯怎么填写 。百度百科对籍贯的定义是本人出生时祖父的居住地 , 不能确定祖父居住地的随父亲籍贯 , 不能确定父亲籍贯的登记本人的出生地 。有些表格要填写籍贯 , 而现在人口流动频繁 , 居住地经常发生变化 , 籍贯究竟怎么填写 , 可能大多数填表人是随意填写的 。
几点建议:
1.表格设计不仅要方便填表人 , 更要方便阅读人 , 所以表格不能出现模棱两可的信息 。如困惑1中的“关系”改成“称谓” , 困惑2中的“年龄”改为出生年月 , 困惑3中的“全日制教育”改为“职前最高学历教育”“在职教育”改为“在职最高学历教育”就什么都明白了 。
2.表格设计要尽量简明 , 注意逻辑关系 。基本信息的姓名、性别、出生年月、籍贯、民族等 , 相关部门要统一一个固定的顺序 , 不能各自为政 。该合并的可合并 , 如“籍贯”“出生地”我觉得用“出生地”更准确 。同一信息的尽量设计在一起 , 如表3中的“现学历”与“现学历何时何校何专业毕业”完全可以设计在一排 , 甚至可以合并成一栏 。
【关于表格设计和填写的几点困惑和建议 表格内容较多时如何设计】3.表格设计一定要有填表时间一栏 , 或标题下或结尾处 , 填表人也一定要将填表时间填写上 , 特别是单位审核签章处的时间一定要填写 , 填表时间有时可能会解决很大的问题 , 还因为档案目录中档案形成的时间精确到“日” 。
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