项目管理中PPT的价值及应用项目管理中ppt的价值及应用 _小知识

编辑导语：PPT是一对多情况下，信息传递的最佳工具，但有人认为PPT并不适合现在的项目管理工作节奏了。PPT是否真的不那么重要了呢？我们应该以什么方式看待并使用PPT呢？本篇作者就对此话题进行了思考分析，一起来看一下。

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一、PPT的价值有些项目经理会这么认为：

PPT并不适合现在的项目管理工作节奏了，耗时耗力，在任务重工期紧的项目管理中，有做PPT的功夫，我都把事情交代好了，还做啥PPT 。当把PPT做好准备给领导汇报的时候，说不定我们早就把事情干完了，效率不是更高吗，PPT作为效率工具，其存在的意义真是越来越小了呢。

那是否PPT真的就不那么重要了？在当今的工作和学习中，我们应该以什么方式看待并使用PPT呢？
PPT产生于信息技术不发达，线上沟通成本高，线下交通不便捷的1988年，那时，PPT作为提升效率的办公辅助工具，可以在有效的在会议时间内，让一群并不容易聚到一起的人，能够更加系统更加全面地领会更复杂的重要信息。
但当时间来到2021年，微信、钉钉、企业通信系统等智能工具更加普及，线下交通的便利性也早不可同日而语。现在人们的工作节奏迅速加快，因此，我们很多时候会觉得制作PPT反而会拖慢工作进度。
但像三大运营商这类企业，PPT早已渗透多年，已经在企业内部形成了工作习惯，甚至达到依赖的地位，项目竞标评选、项目启动、月度工作汇报、季度工作汇报，甚至活动方案提报等等，所以现在的PPT从单纯的“效率工具”，转变为带有一丝丝“仪式工具”的味道了。
现在多数项目经理会用越来越漂亮的PPT呈现，不仅是辅助主讲人传达信息，更重要的利用它来彰显我们很专业，对你很重视，务虚之用大于务实。
但我想强调的是，PPT从诞生之日到今天，其功能核心始终是在追求“表达”和“理解”的效率。
回想我们使用PPT的场景，基本上都是一对多的，不管是下任务做汇报还是搞培训，你不能保证所有接受信息的关键人都能在短时间内在你的口述或者文稿中获取到你传递的信息，尤其是涉及的人数越多，人的注意力理解力就会越差，就更需要生动演示，让关键人高效准确的理解。
所以“做PPT越来越没意义”，这句话对但也不全对：

对是因为大事小事动不动就要准备PPT的，是对仪式感的重视程度超越了沟通价值本身，啥事都要PPT的习惯要改改
不对是因为人们的时间价值以后会越来越高，准确全面的交换复杂信息也越来越重要，一旦理解偏了，执行越快越完蛋

很多重要的信息，准比快更重要，从普及度和功能性角度衡量下，没有什么能比PPT做得更好，尤其在面向众多干系人的项目管理中，PPT更是如此。
二、PPT的常见场景在项目管理中，PPT是目前在一对多情况下信息传递的最佳辅助工具，我们在学习项目管理的五大过程组，十大知识域里，其并没有明确告诉我们什么时候需要使用PPT这种工具，但实际的管理过程中又不可或缺，因此结合多年的项目管理经验，我梳理了以下几个PPT应用场景：

需求沟通阶段=>项目初步解决方案
项目规划阶段=>项目规划实施方案
项目执行阶段=>项目专项汇报
项目收尾阶段=>项目结尾汇报

1. 需求沟通阶段一般此阶段分两种情况，一种是售前反馈的客户需求，一种是客户主动咨询，但不管什么情况，当前都需要通过了解客户存在的问题以及想实现的目标，来制定项目的初步解决方案。
此时初步解决方案应包括公司的背景介绍、对当前客户需求的理解、以往的类似项目经验、对当前需求的解决实施方案、实施计划等内容。
此时相较于其他办公软件，PPT更能清晰以及快速的将公司背景及相应服务能力介绍清楚，帮助用户快速的决策以及为项目立项做准备。

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2. 项目规划阶段在项目中标后，指定的项目经理需要根据项目技术规范书以及客户需求沟通情况，重新调整项目实施范围，资源分配等，一般项目管理计划为word格式，虽然能够非常完整的展示整个项目的工作实施计划，但无法展示当前工作的实施策略逻辑，尤其是调研咨询、市场研究、运营支撑等类型的项目，没有什么能比PPT更能体现出完整的思路逻辑。

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