前言
在平时的工作沟通中，除了实时口头沟通方式外，最常见的就是邮件沟通方式了 。
好的邮件格式和内容，能够让对方快速获取需要的信息，没有沟通障碍、没有理解歧义、传递的任务也不会进行变形或理解缺失；好的邮件编写习惯，也能增加接收方对自己的信任和专业认同感 。
为了能够高效沟通，项目负责人可以在启动项目时，最好能和团队全员一起制定邮件编写技巧等基本团队规则 。
下面我们通过介绍邮件的构成、编写原则和一些范例，给大家展示商务邮件的编写技巧 。
邮件构成
邮件构成
邮件编写原则
1.角色互换
在发出某封邮件的时候，可以想一下对方/客户收到此封邮件的时候，他会怎么想，他会做出什么举动，他会怎么回复 。根据对方有可能的反馈，对邮件的内容做出一下调整，力争通过尽量少的邮件解决尽量多的问题 。
2.严守约定，不失信客户
对于约定好的日程，要严格按约定的时间提交相关的成果物 。如果在约定的时间内，无法完成，事前必须联络，并要给出合理的理由，和可能完成的新的时间点 。
3.快速对应客户邮件
对于客户的要求是需要优先对应的 。如果不能马上回答客户的问题，也需要首先回信，明确下一步我们将要采取的具体动作，并明确能够完成的时间点 。在完成之后，正式给予客户回答 。理想的回复时间是2小时内 。
4.回复内容注意点
- 回复内容要全面，切忌不要出现问题点回复遗漏的情况 。
- 如果话题有变更，应创建新邮件，并用新的邮件主题 。
- 正文要简明扼要，行文通顺 。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现 。
- 进行针对性回复 。
- 不要就同一问题多次回复讨论，mail沟通不畅时建议电话或当面沟通 。
- mail内容的字体要统一 。
- 在写邮件的时候，不要记成流水账的形式，而应提取出概要点 。比如：用1. 2. 3.等罗列出各个说明点 。邮件内容结构清晰，便于对方理解，也方便后续邮件对某个概要点进行引用讨论 。
- 大约在20个字左右换一次行，不要一行完全写完再换行；
- 一般情况下，在逗号处换行；如果没有逗号，只能在句子中间换行，句子中间换行需要考虑最好把主语作为新行的开头 。
- 联系方式有变更时，请及时更新并通知客户 。可以明确发函人的身份、联系等信息，以方便对方联络 。
- 建议大家的邮箱开启签名功能，在邮件签名中需要含有姓名、联系电话等信息 。
- 和外部人员沟通mail中，需要注意信息安全，不要发送公司内部设计文档和关键技术信息等 。
- 不要使用互联网上的免费邮箱来发送正式邮件 。
Sample 1:项目日报
收件人：项目全体人员(开发人员、测试人员、质量管理人员…)Sample 2:问题确认或备忘录
抄送列表：项目领导、公司领导…
邮件主题：XXX项目日报(xx年-xx月-xx日)
邮件内容：
————————————————————-
大家好，
以下是XXX项目今天的跟踪情况(详细可以参考附件或某某网址…根据实际情况填写)，请了解:
一、项目组问题风险跟踪
1.阐述今天发现的问题或者风险…
若有对策方案的话，也需要写明对策描述 。
2.以前发现的但还未完全解决的问题或风险…
当前的风险都分别属于什么状态，是否需要项目组对策…
二、项目进展概述
此段内容需要根据实际情况适用图或表格的形式进行说明，
需要阐述当前某个任务/子任务的计划完成日期，计划本日/本月完成百分比，目前完成进度，当前状态是正常还是延期…
三、Bug收敛状态
需要用线性图描述bug产生和消除的趋势…
四、待解决问题
一些特殊性的问题 。比如设备问题、需求问题…
以上 。
收件人：需要对问题进行确认或回答的人
抄送列表：相关同事(不一定需要他们回答但是需要他们了解这件事情的人)、相关项目领导…
邮件主题：[XXX]问题内容确认 或 [XXX]讨论结果确认
邮件正文：
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