在线文档赋能行政采购工作（11）：与新员工入职的碰撞（上）

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大家好！
今天我将以新员工入职这一场景为例，和大家聊一聊如何通过在线数据表推动行政采购与各类业务场景发生碰撞与融合。
入职大礼包
在入职管理中，行政采购是非常重要的“联动工作”之一。

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正常情况下，行政采购与IT部门、人力资源部门和用人部门等共同组成了入职服务小组，这样的小组往往是临时组建的虚拟团队，有点类似于一个项目组，其目标是为新员工提供良好的入职服务。
其中，行政采购工作做得好不好，服务是否及时，将会直接影响到新员工的入职体验，只可惜很多企业尚未对此加以重视，新员工的入职始终处于一种混乱状态。
对新员工而言，入职当天可能需要很多物品，最重要的包括电脑、显示屏、基础办公用品（笔、纸、笔记本等），同时也会有一些与特定职位相关的物品。

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在这其中，电脑的采购是重中之重，这是绝大多数职位都需要的基本办公用品。
一般情况下，遇到有新员工即将入职时，我们往往会先确认当前是否有库存的电脑，如果没有的话，那么我们就需要提前准备相应的采购事宜，确保能在员工入职前一天到位，不会影响其正常的工作。
如果电脑能在前一天到位，新员工便能够在入职当天使用电脑，为后续的办公做好准备，比如预先安装好必要的软件和系统，提前将自己网盘中的重要内容同步到电脑中。

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如果能达到这样的目标，那么节约的将不仅仅是员工自己的时间，也会是企业的时间。
相信大家或多或少都遇到过这样的情况，员工在办理完各种入职手续后，电脑还没有到位，只能干瞪眼，浪费了大量时间。
基于在线数据表的入职采购管理
在入职采购工作上，我依然推荐在线数据表进行管理。推荐步骤如下：
第一步制定入职采购策略。

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如我之前的文章所述，制定入职采购策略是该工作的第一步。
无论从企业的角度，还是从员工的个人角度来看，入职应该是一件值得企业重视的头等大事，是需要相关部门和团队全力做好服务保障的。
从行政采购团队的角度来看，我们可以基于“入职大礼包”的理念对入职物资进行置办，在员工入职前一天，这样的“入职大礼包”就应该置办完毕，员工在第二天入职时就能拿来就用。

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行政团队和人力资源团队需要紧密结合企业的实际情况，对入职大礼包中所包含的物资、各物资所对应的属性进行全面梳理。
由于这一工作涉及到的是部门间的协作，因此一定需要部门间的负责人坐下来一起探讨，将大家的智慧汇集在一起，最终达成共识。在此基础上，再进行深入推行。
在推行初期，我们可以先设计出一种入职大礼包，里面包含的所有物资都是标准化的，这样既方便日常的采购，又能确保最基本的物资能够先行到位，从而不影响员工入职。

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但这样只能满足最为基本的需求，可以说刚刚达到了一个及格分，要想进一步提高服务的分值，让服务的团队更为满意的话，那么我们需要将其进一步细化。
关于如何细化，我将在下一篇文章中进行展开。
第二步制定标准化的沟通机制。

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标准化的沟通传递机制非常重要，这是精心制定采购策略之后的有力补充。如果沟通机制设计得足够好，那么上下游的信息传递也能做得更为顺畅。
首先，我们需要定义新员工入职采购工作的触发点。我们可以将人力资源部门的通知作为触发点。
对于专业的人力资源部门而言，他们往往会提前几天将待入职员工的信息发送至相关部门，这样相关部门就可以提前做好准备，用人部门可以提前安排好工位，做好迎接准备，行政采购部门则可以提前开始采购。

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为了保证采购的高效性，行政采购团队可以会同人力资源部门拟定一个提前通知的方案，就通知的最佳提前量达成共识，确保采购工作能够做到万无一失。
除了触发点之外，我们还需要重视过程管理。
比如，如果新员工的入职时间出现变更，或者待入职人员决定不再入职的话，人力资源部门应该第一时间通知相关部门，确保相关部门能够进行及时调整和中止，这是源头侧的过程管理。

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对行政采购团队而言，一旦采购工作可能因一些不可抗力而受到影响时，那么可以及时进行介入，调整采购方案，或是应用应急方案。
当这些沟通机制能够顺利执行，并实现流程化、制度化时，那么这样的入职采购工作将会是成功的。
第三步应用到在线数据表上。

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当入职采购策略和沟通机制都已确认完毕之后，下一步就是应用到在线数据表上了。
这里以入职时间周期化的企业为例。
对某些企业而言，他们会为了入职工作的顺利高效进行，规定在固定的某一天作为入职日期，比如每周的周二。

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如果应用到上一步的示例中时，那么人力资源部门就需要在上一周的周三将待入职员工的相关信息发到各个部门。
行政采购部门接收到信息之后，将在数据表上自动生成各物资在本次采购周期所需的数量，据此进行采购。
一般情况下，如果我们选择的供应商基本能够保证送货时效的话，那么我们可以在间隔一天之后开始下单，比如周二确定、周四下单，这样能够在出现变动时进行随时的调整。

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当然，如果出现新员工无法入职的情况时，那么可以对已经采购的物资进行入库操作，这样，到下一次采购时，我们就可以减少一套物资的采购，也可以将此作为备用物资进行留存。
在下一篇文章中，我将和大家聊一聊如何在上述工作的基础上，进一步对流程和服务进行细化。
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作者：Meta烟中雯城
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