在线文档赋能行政采购工作（10）：成为业务伙伴

大家好！
今天我将继续就该主题进行展开，和大家聊一聊行政采购工作所具有的BP特性。
服务是行政团队的核心职能
从传统的组织架构来看，行政采购工作比较特殊，它的边界并不局限在行政管理部门，而是面向整个企业。

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而从主要职责来看，行政采购工作也不仅仅是为了自己部门的采购，而是面向企业各部门和团队，在充分满足其日常的采购需求的情况下，确保企业实现正常和稳定运营。
在行政管理中，行政采购工作又是一个不可或缺的重要环节，及时而高质量的行政采购工作将对行政服务的成效产生极大的推动作用。
行政部门本身是企业中最为重要的共享服务中心之一，其重要性等同于其他共享服务中心，如人力资源共享服务中心、财务共享服务中心等。

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同时，行政部门也与这些共享服务中心形成了企业必不可少的“中后台矩阵” 。笔者过去所负责的文档中心也是企业的共享服务中心之一。
对共享服务中心而言， “服务”一定是重中之重。无论是怎样的共享服务中心，面向怎样的团队和业务，服务好自己的服务对象便是其核心职能所在。
当然，对于绝大多数共享服务中心而言，服务并不是全部，管理也是其重要的职能之一。

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但是，管理的本质并不是加重其他团队的负担，而是确保大家能够保持行动一致性，在同一规范之下达到效率的最大化，与服务对象形成高效的双轮式运转。
这就是一种BP式的协作。
行政采购的BP特性
【在线文档赋能行政采购工作（10）：成为业务伙伴】在为其他部门提供服务的过程中，行政采购团队将化身为该部门的BP 。在采购工作的整个过程中，行政采购团队始终扮演着与其“手拉手”的合作伙伴，为其提供值得放心的服务，实现对业务的赋能。

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在一些企业中，高层管理者并未将行政团队看作是至关重要的共享服务中心，行政团队本身也没有将自己看成是其他团队的BP ，甚至会觉得管理的成分要大于服务的成分，这样自然而然不会做到主动化的服务。
如果我们没有一些应有的服务意识，而是以一种高高在上、可有可无的服务心态来应对各部门的采购需求时，那么我们是无法为其做好服务的。
作为一个合格的共享服务中心，我们首先要将自己的服务边界和服务标准告知所服务的团队，让他们在需要时能够对号入座，找到自己所需要的服务项，进而提出相应的采购需求。

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对于行政采购工作而言，我们可以基于第7篇文章中所提到的基础数据表，将一些服务对象需要知道的对照项提取出来。
比如，我们可以在一个公共文件夹中上传一个可供所有团队查看的采购物资表。这一表格同样是在线数据表，其内容全部引用自相关的基础数据表，第一列为所有可以提供采购的物资，然后在右侧的对照列中，增加各部门所关注的各种采购属性，如：
平均采购时长
建议采购数量…

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这些关键指标我已在之前的文章中进行了详细展开，这里不再赘述，这些指标是各部门提出采购需求的重要依据。
一旦服务策略发生改变时，我们除了在自己的行政采购管理主表上进行更新之外，还需要第一时间同步到这一共享表中，确保呈现在各部门面前的信息是全新的，这在协作文档中是很容易实现。
而如果其他部门和团队提出的需求尚未包含于服务清单之中，我们不应该第一时间拒绝，而是应该与需求方进行探讨，深入了解其业务需求，看看这会不会是行政采购部门未来的一个业务机会。

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更进一步，如果遇到采购物资是全新的，行政采购团队也可以帮助需求部门代为和高层管理者确认，并发挥专业的优势，提供是否支持采购的建议。
这样的服务才可以认为是周到的。
专业性的流动
在行政采购服务中，我们主要会基于各部门的采购需求，对号入座，提供相应的采购服务，确保其需求得以满足，这是行政采购工作的基本目标。

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在此基础上，行政采购团队还可以发挥出更大的作用，这样的作用将会体现在专业度的传播上。
从一对好的BP的角度而言，其中任何一方都不应只是另一方需求的被动接收者，而是应该将自己所拥有的独特的专业性向另一方赋能。
很多智慧和灵感的火花往往也会通过专业性之间的碰撞所产生，从而将事情做得更好。
无论与哪个团队进行协作，行政采购团队都可以发挥自身的专业性，以自身的专业优势赋能采购工作。

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这样的赋能既体现在自身的专业判断，也体现在专业引导之上，我们需要在与对方的深入沟通中，制定出最好的采购计划，并在今后的工作中得以沿用。
如果我们的采购工作是真正具有同理心的工作，能够满足甚至超越需求部门的期望，那么这样的行政采购服务无疑就是成功的，也是能够真正被其他部门所认可的。
在工作中建立共享服务中心的良好口碑，并进行“外延” ，使团队的服务能够覆盖更多的团队、满足更多的需求，这将是共享服务中心的价值升维过程。

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在下一篇文章中，我将结合新员工入职这一例子，看看行政采购工作应该如何与新员工入职这样的工作实现深度打通。
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作者：Meta烟中雯城
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