搭建一个可相互备份的团队（2）：方法

大家好！
昨天我对团队成员相互备份的必要性进行了说明，也分享了一些理念，今天我继续从方法论的角度进行展开。
团队内部的轮岗
不同企业对于员工的培养理念是不同的，有时也和企业所处的发展阶段有关。

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有些企业已经度过了初创期，呈现出一派欣欣向荣的景象，并步入了发展变化相对稳定的时期，这个时候的管理重点放在了是否能够沿用既定的流程、规范或最佳实践。
在人才选择方面，这样的企业会重点关注执行者的角色，希望能将一些具有高素质的执行人才培养成匠人或者是专家，能够在某一个细分领域或环节独当一面。
而有些企业则处于快速发展的初创阶段，为了能够存活下来，重点主要放在如何拓展业务上，流程和规范等尚未完善，最佳实践也非常稀缺。
这样的企业往往需要的是一专多能型人才，希望能够在某些方面快速独当一面，成为核心人才，并随着企业规模的增大，搭建相应的团队。
对于后一类企业而言，人才本身是一种一专多能的，所以并不存在轮岗和备份的需要，真正需要轮岗的是第一类企业。

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对于第一类企业而言，因为其规模庞大，因此会由一些业务覆盖面广，条线较多的部门组成，在这些部门中，每一个员工都会有自己负责的一个或多个条线。
在绝大多数情况下，这些员工对其他成员的工作知之甚少，甚至还要花很多时间在协作层面进行不断摸索。
这就像是生产线中的螺丝钉，仅负责自己的一亩三分地，相互之间处于一种非常有限的协作状态。
这样就带来了问题，当团队中的某一个成员因为客观原因需要休假，或是被高层管理者拉去做其他工作时，往往会使当前的工作中断，使业务无法再继续下去。
这个时候，如果团队中有另一个成员恰好也熟悉这方面的业务，那么他就可以对业务实现无缝衔接，确保业务本身不会有任何断节。

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在上一篇中，我从理念的角度进行了展开，阐述了当团队的所有成员都对团队的发展目标，对于每个人的职责有清晰的认识时，那么就可以尝试团队内部的轮岗，这是理念上的基础保障。
当然，要组织好这类形式的轮岗，还需要每一个团队成员都有自我发展和升维的意识，知道轮岗的意义不仅仅在于将自己作为一种备份的资源，保证业务的接续，而是一次能够让自己获得全面发展的良机。
我曾在过往的文章中提过，轮岗对于一个员工的成长是非常重要的，每一次轮岗其实都是对于员工综合能力的一次考验，也是一种挑战，而正是这样的挑战，才能够倒逼员工不断成长。
我之前也提过跨团队的轮岗，这样的轮岗虽然能带来更为全面而高效的发展，但往往需要有赋能型管理者才能实现，在目前的职场来看，机会并不多。

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而对于团队内部的轮岗，机会相对而言更多，同时对于一些规模较大的部门而言，这样的轮岗完全可以和跨团队轮岗相媲美。
轮岗可以先从一两位核心员工开始，并先尝试对一些重要的业务进行轮岗。
通过互相带教、在带教中实践的循环方式，将重点流程和业务进行相互传授，在确保另一位同事完全掌握的情况下，总结成最佳实践，并将其汇总到团队的知识库中。
然后，再通过知识库的传递，将这些最佳实践用于未来其他同事之间的轮岗，这样可以大大加快掌握的速度。
开放的知识共享
要实现真正的无缝衔接，除了通过轮岗的方式熟悉业务外，团队内部的知识共享也是必需的。

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知识共享对于一个团队的成长非常重要。要实现团队成员间的良好备份，不仅需要在日常业务的应对方法和最佳实践上进行共享，同时也需要对业务中的实时数据和信息进行共享。
如果没有业务数据和信息的共享，那么一旦其中一个员工需要中断业务时，另外一个员工即使已经熟练掌握了方式，也仍然无法正常接续业务，因为其中有很多数据和信息是呈“孤岛状态”的，需要去交接和挖掘，不仅需要花大量的时间，同时也有信息遗漏的情况。
要实现数据和信息的共享，协作软件是必须的，在现在的VUCA时代，没有一家企业可以独善其身，脱离数据化和信息化的浪潮。
我们需要在应用协作软件时做好顶层设计，让所有的知识都能准确存储、高效定位，而存储位置则可以通过日常的例会进行分享，在潜移默化中让其他同事所知晓。

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这些都是能够实现轮岗，以及今后无缝衔接的重要保障。
从更为长远的角度来看，相互备份的员工还可以在日常实践中，对某一条线的知识库进行“共建” ，从而将两个人的经验和智慧融入，这对于业务本身的不断深化也是非常有益的。
另外，在我们的日常工作中，我们自身也需要养成知识积累和总结的习惯，这样即使团队中没有轮岗的需要，也可以作为自身提升效率和质量的重要基础。
我的例子
我之前负责过一个文档中心，其中文档翻译是文档中心的主要业务模块之一，承担各类文档的多语言转化任务，为企业走向全球化进程提供助力。

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随着企业业务一路上高歌猛进，并逐步向海外拓展，文档翻译的需求量越来越大，对于翻译的时效性要求也越来越高，这个时候，光靠一位专业的翻译工程师是无法及时而高效地满足这些需求的。
基于这一现状，我开始考虑采用相互备份的方式，并按照上述两种方法进行了部署。
第一、选择一位翻译能力信得过的员工，由目前正在负责的翻译工程师对其进行培训，了解目前翻译工作的现状和挑战，并根据不同场景的翻译工作进行初步的方法传授；
第二、开放翻译业务的相关知识。
第一种需要共享的知识是日常翻译的历史数据，作为一种内容层面的知识。如果使用主流的翻译辅助软件的话，一般都会提供翻译数据库的即时存储服务，这一知识只需要在业务执行过程中连接对应的数据库即可，当我们把数据库放在一个协作目录中时，即实现了无缝衔接。
而还有一种则是为翻译提供支撑的知识，比如术语表、StyleGuide、翻译技巧、典型例句、友商调研内容等，这些既不断提高翻译工程师的翻译水平，也能尽可能保证翻译风格的一致性。

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特别地，我还要求翻译工程师在日常的翻译中，在协作软件上对积累的知识和灵感进行及时的汇总，这些都可以成为和备份的翻译工程师共享的内容，其在接续业务的过程中，也可以按照同一个思路对知识进行总结，并汇总在同一个目录下。
如果在日常能够做好上述工作的话，那么在“开启备份”时，原翻译工程师只需要做好近期工作的交接，而不需要涉及任何知识交接的，而在备份翻译工程师完成工作后，也可以同样的方式交接工作，这样的业务接续有着更好的“平滑感” 。
【搭建一个可相互备份的团队（2）：方法】通过轮岗能使员工掌握最佳实践和工作方法，扩展每一个员工的知识面，并倒逼其成长，而通过知识共享，则能够逐渐形成一种共享的文化，最终实现数据间的透明流通，这些不仅是实现团队成员备份的重要保障，也是团队管理的重要举措。希望广大的管理者也能够考虑这样的方式。