搭建一个可相互备份的团队（1）：理念

大家好！
这两天和大家聊一聊团队内部成员之间如何达到“相互备份”的境界。
引子
中国首位女宇航员王亚平在接受央视采访人员采访时，曾说过这样一段话：

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“我们三个人（另外两位宇航员）是要互相备份的，不管是机械臂上，还是舱外爬行，我们都要具有这样的能力。 ”
可以想见，在只有机械相伴的孤寂太空中，这三位宇航员必须是一个真正互帮互助、相互备份的团队，无论遇到哪些艰难险阻和挑战，都会拧成一股绳，形成合力，圆满完成太空任务。
当每一位宇航员都是一专多能的专业人才时，一旦其中一位宇航员正在忙于其他工作时，另一位可以主动担当“备份”宇航员，去完成其他科考任务，确保最后的目标是完全一致的。
在这篇文章中，我想聊一聊“备份思维”在团队管理中的应用。
团队成员间的相互备份
对于团队成员间的相互备份，其实有一个最为典型的场景。

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在某部门中，有一类重要业务由其中一位团队成员负责，而当这位团队成员因一些原因而无法将业务持续下去时，另外一位同事可以无缝衔接，从而确保了业务不会中断。
这里的备份其实和服务器的备份是同一种意思，当其中一台服务器出现故障，造成业务的downtime时，这个时候另一台备份服务器将无缝衔接。
而一些对于业务要求更高的企业，会投入大量资金，实现“多机热备”部署，也就是有多台备份机，尽全力确保业务不会中断，并避免了对业务带来无法估量的损失。
其实，应用到团队管理也是如此。
如果某一类重要业务能够由两位团队成员共同承担，达成“互锁”效应时，那么这就是一种最高境界。
相互备份既能使团队保持一种真正的整体态势，为客户和其他部门提供始终如一的优质服务，又能让员工掌握更多技能，并能够更多地从整个团队发展的角度进行系统化思考。

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要实现团队成员间的相互备份，一般需要做到三点：
首先是让团队的工作职责范围透明呈现，初步了解其他同事所负责的业务；
然后，通过团队内部的轮岗，让员工在实践中进一步熟悉和精进这些业务，实现方法论的共享；
最后是通过一定的知识管理手段，让每个团队成员养成对数据和信息时时留痕的习惯，将日常业务所涉及到的数据、信息、素材和方法论等存放在协作软件的指定位置，便于另一个人的接手。
除了这三点外，作为团队管理者，还需要充分发掘每一位团队成员所拥有的能力和潜力。当每一个团队成员都能够拥有多重能力和潜力时，成为一专多能的人才时，相信任何形式的备份都是能够很快实现的，这是实现备份的基础保障。
本篇文章先来和大家聊一聊第一点。
岗位职责范围的透明呈现
很多时候，当团队规模不断增大时，每一位成员的分工也会趋于细化，所接触的工作会往“少而精”的方向发展，成为一颗颗不可或缺的“螺丝钉” 。

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这样做是没有问题的，但如果我们从以下两方面考虑的话，那么可能就需要将这一少而精的条线式岗位设计推翻，一方面将每一个人的岗位职责公开，另一方面则是要进一步将原本完全隔离的业务进行一定程度的互通，实现团队成员之间的备份。
首先，当每一位员工陷入长久的少而精状态时，通过一定时间的历练，是可以成为某一领域的专家的。但是在快速变动的VUCA时代，这样的境界是远远不够的，每个岗位其实都是需要一专多能，并能主动实现自我发展的员工。
能够拥有多种技能，将会成为每一个员工能够在未来得到良好发展的基础。只有达到这一基础时，再来谈眼光，再来谈战略。
通过岗位职责的信息互通，已经实践层面的轮岗，员工可以打破这样的局面，实现自身的撕裂式发展。

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其次，如果某一项业务在团队中仅由一人负责，同时也是非常重要的业务时，那么就会对业务带来一定的风险，而要规避风险，则就需要通过另一个人来实现“互锁”式的保障。
无论从员工的个人发展，还是从团队业务执行的整体风险来看，如果能够通过耐心培养，实现员工的相互备份，都将具有深远意义。
要实现团队成员相互备份的第一步，其实就是从部门和各岗位的职责入手，将其透明化，使每个人都能了解自己周围的人都在做什么。
那么，如何确保部门内部的岗位职责公开透明化呢？我这里总结了两点：

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第一、当部门运营了一段时间后，部门的服务边界和岗位职责逐渐趋于稳定，那么这个时候可以召开一次部门会议，将部门的整体职责范围进行公开，对部门目标、每一个岗位的设立意义和相应的职责进行详尽的说明；
第二、养成开周会的习惯。周会一方面能够帮助员工回顾本周的工作成果，并展望下周的工作计划，另一方面则是通过这样的机会，让大家进一步了解相互之间的工作，并实现一定程度的信息共享。
如果能做得好一点的话，还可以融入OKR的理念，使每一个人的当前工作职责都能够与部门的整体目标实现对齐，在这样的机制保障下，我们可以在周会上直接用对齐之后的目标和职责来进行宣讲，这样将会非常清晰。当然，是否采用OKR的形式还是要看每家企业的文化和战略需要。
【搭建一个可相互备份的团队（1）：理念】在明天的文章中，我将和大家进一步探讨轮岗和知识共享策略，这些是团队最终是否能达到相互备份境界的重要保障。敬请期待！