生活中有哪些10分钟就能学会,并可终生受用的时间管理方法? 掌握了这两个原则

作者：Taka，授权转载自微信公众号「重构自己」。

今天要说的，就是大家非常关注的「时间管理」问题。大家都在说自己很忙，工作很辛苦，但是又找不到方向和意义，连带着生活作息也一片混乱。所以时间管理变得对每个人都越来越重要。

而一提到时间管理，其实现在市面上也有各种各样的方法，不同派系，不同表述，不同工具看都看不过来了，好像学起来非常的复杂。所以 Taka 今天想要用最简单的方式，讲清楚时间管理的核心原则，以及一些我自己正在做的方法给大家一点启发。

如果你只有1分钟

两个核心原则

你只需要记住两个原则并在生活中实践下去：

1.「要事第一」，找到对你最重要的事情，每天最先去完成

2.「一次只做一件事情」：集中精力，少就是多

就像所有教你怎样保持健康的文章和书，最核心的本质就围绕这12个字：作息规律，饮食清淡，适度运动。

但是「道理」是一回事，需要的「知识和方法」也并不多，而「具体怎么做的技巧」就可以无穷无尽的讲下去了，这就是道术器的分别。

不要觉得 Taka 在开玩笑，在看过几十本时间管理的书籍，资料，视频之后，发现核心原则也基本上离不开这两点，只不过大家在从不同的角度反复论证，然后拆分出非常多的实际技巧。

所以我们再来详细展开讲讲这两点以及具体的训练计划。

如果你还有10分钟

▍普遍的误区

很多人提到时间管理的时候，其实是有很多错误理解的，也导致依然无法提高效率。

1.误区一：要在相同时间内做完更多的事情

有些人会认为时间管理就是要高效的工作，做的越快越好，这样就能不加班不熬夜了。但其实是还有一句话，「事情是做不完的」，尤其是琐事，会自发的膨胀，越做越多，反而更加辛苦。

2.误区二：忙=生产力，不愿意闲下来

还有一些人其实在内心深处会迷恋那种「一天到晚忙个不停」的感觉。希望通过把自己时间挤满的这种忙碌，来印证自己是「有价值」的，你看有那么多人在找我，你看，这个工作就是要我来完成，以「忙碌」为荣的倾向，闲下来反而会开始恐慌和空虚。

3.误区三：要安排好每分每秒的时间进度，绝不能浪费

时间管理就要把每个行程都安排的非常有序而且填满，利用好每个碎片化的时间，不能浪费。

但是，时间不是节省下来的，我们不能制造出更多时间，但是能够充分利用，这取决于我们「选择」用时间去做什么。

▍管理时间的终极目的

本质上，我们想要管理时间是为了更好管理生活，一种主动选择的自己想要的生活。

我们并不是通过节约一些时间去做自己喜欢的事情，这样会非常辛苦而且拘束，更好的方式是通过选择来创造我们想要的生活，时间就会变得更多了。

有一种人是被动管理时间，就是每天都被时间期限给推着走，被任务在屁股后面追赶，处理的事情都是别人要求完成的任务，然后焦头烂额，越忙越乱。

更高效的人能主动管理时间，他们不去做A,B,C的原因，不是因为没时间，而是这些事情对我不重要。

所以我们需要自己掌握对时间和生活的主动权，去过上更有价值的生活。

核心原则

▍原则一：要事第一

我们明白了，对于时间这个无形却又特殊的资产，重要的是自己进行主动的选择。在选择的时候就需要遵循这一个原则：

选择那些最重要的事，优先去完成——也就是「要事第一」。

史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》中提出第四代时间理论，将事物按照重要性和紧急程度分为四个象限，分别是一「重要且紧急」，二「重要但是不紧急」，三「不重要且不紧急」，四「不重要但紧急」」。对于不同象限的工作事物推荐用不同策略去进行处理。

「要事第一」原则强调的就是，我们需要以第二象限那些「重要但是不紧急」为工作的重心，每天优先去完成。

但是我们往往在工作出现问题，却是花大量时间在「救火」。处理那些「紧急又重要」的危机或者问题，会消耗大部分的精力，整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧急任务。

然后在闲暇时候只想通过「不重要不紧急」的事情来放松下紧张的心情，其实时间一长就会发现自己并没有有效的产出。

比如说 Taka 之前因为比较忙，所以没有建立出一个完整的培训体系，这样来了实习生之后，就会出现很多低效的问题，那我每天还得一直自己干，来处理运营里紧急而且琐碎的任务，那我就越没有时间去培养实习生。

这样不断形成一个恶性循环，永远在忙，永远被各种问题推着走，永远在「救火」。

这也是为什么进化论之前专门花了1个多月时间，饲主带着所有内容部的同学闭门集训，所有发文频率都降低甚至暂停。

因为这件「要事」不做好，大家的写作习惯和方法没有得到改善，没有足够稳定的输入，一直出于赶活儿的状态，最后只能是导致工作压力越来越大，内容质量的降低。

而且事实和我们想象中不同，其实这些「要事」并不会占据掉我们所有的时间。因为真正极其重要的，对自己的生活和工作产生影响的，一般只有少数几件，但是这些「要事」产生的回报和成果却会非常大。

被验证过无数次的帕累托法则（Pareto Principle）告诉我们，关键的80%的成果是由20%的关键活动（也就是那些「要事」）决定的。

就像饲主，你能够想象她做为老板每天有无数大小事情要去处理，但是却完全不像 Taka 那样处在「紧迫」的工作节奏中，工作和生活都能平衡的很好。

所以如果把时间当做资产进行投资，这些要事就是那些「绩优股」，值得我们投入更多，并放在足够优先的位置。

▍原则二：一次只做一件事

了解了第一个「要事第一」的原则，我们知道哪些是要事，并且要优先去安排。但是在执行过程中，还需要遵守第二个原则：一次只做一件事。

把重要的事情放在前面去做，能够让我们集中有限的精力和意志力。而且一次只做好一件事，才能完全发挥出大脑最高效的产出。

正因为要做的事情太多太杂，才特别需要专心，一次只做好一件事，集中时间精力和资源，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。

之前 Taka 在《精力管理》的文章中提到过，尽量减少多任务的切换。

索菲·格鲁瓦在09年的一篇论文中提到「注意力残留」（Attention Residue）的效应：就是当你从某项任务 A 转移到任务 B 的时候，你的注意力并没有即使转移，你的大脑依然停留在思考之前的任务A上，而且因为注意力的分散，降低对任务B的完成进度。

一旦你的思路或者任务被中断，等到再次捡起来的时候至少要花15分钟的时间。所以对于要事，我们更加需要极度专注来提高完成的质量和效率。

而当我们集中注意力在某一件事上的时候，大脑会调动所有的力量努力搜集和当前这件事相关的任何信息，能够极大的提高创造力，思维会更加活跃，可以更清晰有逻辑地去思考。

当然，一次只做一件事情的过程中需要我们保持高强度的专注力，尽可能排除干扰，这里面也涉及到很多方法， Taka 下期再详细展开。

训练计划

▍记录/分析时间

首先，我们像去医院看病一样，需要对自己的时间和生活进行诊断，知道平常的时间都花在哪里了，找到时间黑洞以及自己的工作习惯。

以1周为单位，记录你每个小时的时间走向。苹果系统的话 Taka 之前是使用一个「时间块」的应用，方式工具不限，只要能有具体的记录作用就可以了。

如果觉得很难做到这么具体详细记录的话，也可以以1周为单位，整理你每天工作和生活的具体任务。把所有大大小小的任务列出来，然后按照上面提到的「四象限」归类法，把这些任务进行分类，统计出一个大致的比例。

这样可以清晰的看到自己「以为」的和「实际」的时间消耗中的误差，也能发现为什么自己一直这么忙碌的原因了。

然后还要找到自己最高效的工作时间段，看看上面你大部分有效的产出一般是在什么时间就可以了。

比如 Taka 每天下午一到3，4点就困的不行...或者每天到5，6点的时间需要忙着发文检查调整这些事情，肯定这段时间就不适合拿来做关键的任务，但是早上的两小时会精神比较集中。

▍找出最重要的事 / 拆解计划

然后就是要找出对我们工作和生活来说最重要的几件「要事」。

重要性和目标有关，凡有价值，有利于实现个人目标的就是要事。

可以对照着步骤一中你列出来的任务清单，问自己几个问题：

比如在3年，5年后，你想成为什么样的人？

有哪些事情能够彻底使你的个人生活和工作得到改观，但是你一直没去做？

有哪些事能带来最大或者最长远的回报？

这项任务能否在本周或本月之后持续发挥影响力？

而且「要事」的标准：需要面对将来而非过去。比如 Taka 一直觉得自己的手写字不好看拿不出手，而且过去很多年一直都想要系统开始练字，却总是反复开头没有坚持，这几乎快成了我的一个「执念」了，每次新年计划我都会把它拎出来。

但是当 Taka 把自己的工作以及生活目标列出来，发现对未来自己的职业发展，有更重要的事情要先去完成。而练字只是为了弥补过去的一个缺陷和想法，在时间有限的情况下，就并不是最优先的事情。

还有特别重要的一点：用10年甚至更长的周期去看待自己想做的任务，是否能在10年后依然带来回报，很多事情就没那么重要了。

如果我们把时间当做一种无形资产进行投资，最终目标是希望获得长期股利收入，这样投资就变成了长期投资，我们需要以10年甚至更长的时间来考虑问题。

如果你还是困惑的话，时间管理专家 Laura Vanderkam 在一次 TED 演讲中提到一个有趣的方法：

我们来做一个未来的展望，假如明年这个时候你要给自己写工作绩效和报告，这一年中你做的极其出色，所以你可以写下，你是做了哪3-5件事让你能够表现优异，让你自己也觉得骄傲，觉得这一年自己没有白过的。

这就是你需要专注的3个目标了。

▍分解目标

再将这几个重要的目标分解为可行的落地步骤，从月计划，再到周任务，再到每天的行动。拆分的时候注意以下几点：

最好是动词开头，有明确的行动指示，比如「搜索时间管理相关论文」

有明确的时间期限

有明确的交付成果任务，比如如果你是「看书」，那你可能需要提交一个「读书笔记」或者思维导图，PPT之类的

要事不要多，尤其是在刚开始练习的时候，建议落实到每一天的时候，最重要的事情列在3件以内。

至于其他的事情怎么办？就要学会授权和拒绝，尽可能将自己的精力集中和专注在少数的地方。

▍将时间分块，一次只做一件事

将对自己工作和生活有极大影响的「要事」拆分出每天的行动和任务之后，放在你最高效的时间段去完成，一般情况下建议在早上一上班就去完成，因为这时候往往是自己精力最集中，而且也相对不受打扰的时间段。

而且提前完成最重要的事情，也会给自己带来更大的满足感。

比如硅谷创业之父 Paul Grahum 建议将时间分为两大块：创造者时间表和管理者时间表。在创造者时间中，不受任何人打扰，安静深入的思考，完成个人最重要的项目进度。在管理者时间中，来进行跨部门的沟通协作，开会，以及一些必须完成的琐事。

之前 Taka 也提过，我自己这段时间就是按照这个方法来安排自己的工作，效果确实非常明显。

▍统一工具

还有一个小的 TIPS 就是我们在工作中，尽量把做目标，拆分计划，完成任务的list，记录想法等等这些事情都集中在一个工具上，而且这个工具需要你在5秒钟之内能够立刻拿出来的。

像饲主和 Taka 现在在用的是「Xmind」软件，虽然本来是用来做思维导图的工具，但是也同样能够灵活用来记录时间和行程，因为会一直在电脑上打开，随时能够看到，记录，跟踪和更新。

比如 Taka 现在会有一个季度目标，然后拆分到月度计划，以及一周的安排，最后把每天的节奏都固定下来。而且都放在一起，这样每周回顾的时候可以看到自己的进度完成情况。而且随时有一些其他的想法或者琐事都能够记录下来，再统一去整理。

其实相应的具体工具有非常多，大家可以自由选择适合自己的，Taka 也是因为其他工作中这个用的最多所以才选择的。不过如果你们感兴趣，在评论里告诉我，Taka 之后可以整理出我过去用过的一些工具，APP 或者表格，给大家一个参考。

更多阅读

最后，如果你还想再了解更具体的方法，Taka 再给大家推荐几本书，感兴趣的可以看看。

比如 GTD 里面很有名的「2分钟处理法」，「吃掉青蛙」，「番茄工作法」之类的，虽然 Taka 还是希望具体的方法和技巧尽可能简单，不过对于新手来说还是会更容易上手吧。

▍《稀缺》塞德希尔·穆来纳森

从特别反常识的角度讲稀缺的问题，认为「稀缺」是一个「心理问题」而不是「资源问题」。其中通过一个非常重要的关键点，讲解大脑的「认知带宽」，来告诉我们为什么忙人越忙，穷人越穷，以及如何摆脱这种状态。

不过更多也是从心理层面来提供方法和启发，如果你觉得看完就能立刻变富，那还是别指望了，没天上掉馅饼的好事。

▍《卓有成效的管理者》彼得·德鲁克

管理大师德鲁克的经典作品，出版已经很多年却依然使用，而且易读性也很高，每次看 Taka 都会有新的收获和启发。

就算你不是管理者，你也可以从中学会如何管理「个人的生活和工作」，才能够更有成效。其中管理好自己的时间和要事优先原则也有具体的分析。以及在工作中如何和同事上级相处，如何提高工作的表现和成果，对每个人做出有效的决策都很有帮助。

▍《少做一点不会死》里奥·巴伯特

我更喜欢它的英文原名：less is more，在现在信息爆炸，每个人都异常忙碌的背景下，这本书反复表达了一个观点，通过自我设限的方法，精简自己的生活，无论是信息，环境，还是目标，任务。让自己聚焦和专注在最应该关注的事情上，减少压力，实现更高效的生活。

Taka 也在努力做到这样一个「简单生活」的状态。

▍《小强升职记》邹鑫

这本其实相当于是对于时间管理工具 GTD 的中文汉化落地版，对于具体的时间管理入门是很好的介绍，里面也提供了大量的实践方法和技巧。不过有些步骤会显得比较复杂，可以了解一下，再结合今天 Taka 提供的原则灵活应用。

现在大家应该清楚一些关于怎么管理自己生活和时间的方法了吧，不过还是会有人面对一些问题，比如「我知道要事第一，我也想去完成，但是就是不愿意去做，没办法集中注意力，总是不断地分心和被打断」。

所以下期，Taka 就来说说「如何保持长时间的注意力」，提高现在大家可能越来越缺乏的专注能力。

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作者:TAKA，本文转载自公众号「重构自己」，帮助和陪伴迷茫的年轻人从「职场小白」成长为「一个很厉害的人」，实现物质和精神的双重自由。

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