这样的邮件合并你会用吗 邮件合并如果那么

【这样的邮件合并你会用吗 邮件合并如果那么】word中的“邮件合并”是个非常实用的功能 , 只可惜平时并没有多人运用到 , 它不仅可以批量生成邀请函、奖状……而且还可以自动添加称呼 。
在使用邮件合并时恰当地使用【if】域 , 可以在姓名后面自动添加上上“先生”或“女士”的称谓 , 非常智能化 , 瞬间让你的文档体现出高大上 。
准备一份邀请函word模板和人员信息excel表格 , 如下面两张图示 。

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这样的邮件合并你会用吗 邮件合并如果那么

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excel人员信息列表中只用到性别 , 其它信息用不到此处略 。
邮件合并使用word邮件合并可以轻松将excel表中的人员姓名导入到word指定的位置处 。
【操作步骤】
? 单击【邮件】→【开始邮件合并】→【普通Word文档】 。
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?【选择收件人】→【使用现有列表】 。
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? 选择数据源 , 即要发送邀请函的excel人员表格 。
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?光标定位在邀请函模板中“尊敬”的后面 , 单击【插入合并域】→【姓名】 。
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当插入【姓名】字段后 , 效果如下图所示:
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? 此时点击预览结果 , 上下翻页预览效果 , 就会显示“尊敬李佳佳”、“尊敬的杜月兰”……
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邮件合并这样就完成了 , 但是邀请函中缺少称谓好像显得不够礼貌 , 如先生或女士之类的 。
别急 , 下面我们用【if】域来完成自动添加称谓的功能 。
插入IF域很显然 , 这个地方需要判断男、女才能加上先生或女士 , word就有这个智能判断功能 , 在刚才插入的【姓名域】中加上这个判断规则【如果…那么…否则…】
这样的邮件合并你会用吗 邮件合并如果那么

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点击上图所示的规则【如果…那么…否则…】后 , 弹出【插入Word域:IF】对话框 。
域名选择【性别】 , 比较条件选择【等于】 , 比较对象选择【男】 , 在【则插入此文字】输入【先生】 , 【否则插入此文字】中输入【女士】 , 单击确定 。
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确定后文档中“先生”和“女士”的字体不同 , 记得用格式刷 , 将返回结果的字体设置为一样 。
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最后检查邀请函无错误后 , 点击【完成并合并】 。
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赶快去实践体验一下吧 , 如果下次遇到批量发邀请函的事儿 , 记得把这个功能用上哦 , 如果记不住 , 收藏起来没坏事 。
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