秘书常识：秘书的日常工作二_生活广记

2、记录指令
对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本身，就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下几点：
a、要准确写出要点。
b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。
c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。
d、根据需要可做些省略和简化。
2、服从指令
上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。
为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。事实上，对于秘书来说，“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。
六、请示与汇报工作
1、请示的方法
秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：
a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记录。
5W1H原则是：
什么时候？（When）
什么地方？（Where）
是谁？（Who）
结果是什么？（What）
为什么？（Why）
过程如何？（How）
【秘书常识：秘书的日常工作二】
b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问。
c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确认。
d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给上司作参考。
e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。
秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。
2、汇报的方法
秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。
在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：
a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；
b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；
c、向上司报告工作，要选择合适的时机，在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；
d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。
e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。
f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。
下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：
“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”
有很多人有这样一种毛?。?谙蛏纤净惚ㄊ?，喜欢把汇报内容的各种背景扯进来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以，几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅” 。怎样才能做到言简意赅呢？其实，只要坚持“5W1H”原则，即可。如果让上司明白了以上几条，汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下，那你才可以在最后作些补充说明。
在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到越好，这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题，多出选择题。比如，上司在与客户谈判时，另一个客户来电话，要求更改合同条款，并尽快给予答复。改还是不改，如果改，那又怎么改，当你把这个问题汇报给上司时，就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难；如果你让上司做选择题“合同改还是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情来得很突然，上司也可能犹豫不决，他有可能会来征询你的看法，所以，“改还是不改”，你一定要准备好自己的答案，给上司做参考。
导语：会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排。下面是让我们了解一下文秘如何筹备会议吧！
　会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式
　日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面
　在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间
　会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式
　议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。
　会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理
　考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望
　清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施
　对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施
　中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便
　座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排
　会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置
　常见排法有：横排法竖排法左右排列法
　传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件
　分发过程：准备登记附清退目录装封发出
　方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出
　发布程序：收集筛选加工审核发布
　餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制
　嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人
　邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则
　接站人员应在20分钟抵达接站地点
　会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备
　空调应在两小时前开机预热
　会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪
　大部分试听设备操作温度在0-40度
　剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍
　标题一般反映信息内容与价值
　信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性
　分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法
　分类的依据是信息的特征
　归类原则是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织
　信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性准确性认定真实性
　校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法
　核对法依据最权威资料进行对照分析
　逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析
　数理统计法对信息中的数据定性分析
　判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理
　信息传递方向：内向传递外向传递
　内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物
　外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明
　信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿
　信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者
　信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法
　备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少沟通慢不便于交换看法
　报告针对特定利用者
　通知是使用最广泛，频率最高具有很强的时间性
　内部刊物介绍公司动态，业务进展沟通上下联系员工桥梁
　信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递
　文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。
　语言传递简洁直接快速及时受场地限制小但获取信息零乱较难存储
　图表分柱状图用于统计数字比较饼状图多用于展示信息折线图用于比较性及趋势信息
　信息存储载体：纸质载体磁性载体
　纸质载体使用最多方便阅读记载标准化
　磁性载体：（1）软盘（2）硬盘最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品
　存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统
　集中管理系统具有便于实现科学化现代化具有整体性的特点
　存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管
　信息编码由字母和数字组成基本编码
　编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法采用十进位阿拉伯数字
　排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列
　保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品
　档案分类是按来源时间内容形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作
　分类方法：（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法
　分类要求：正确判定所属年度和所属机构
　文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间
　分析文档形成单位的情况：（1）单位大?。?）稳定状况（3）界限清晰程度
　年度分类法使用最广
　问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位
　档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件
　类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南
　档案保管期限：（1）长期16-50年（2）短期15年以下（3）永久
　保管期限从文件产生形成后的第二年算起
　分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素
　分析档案的重要性独特性时效性价值由内容体现出来
　纸质档案温度14度-20度相对湿度50%——65%变化在正负2度湿度正负5度
　档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生