一、什么是岗位说明书
是指对组织中各类岗位的基本信息、目的、职责、协作关系等岗位要素给予的定义性说明 。
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二、岗位说明书的作用
1.是招聘、录用员工直接依据 。
开展招聘工作,进行人才选拔时,岗位说明书里的任职条件是基础要求 。
录用员工应该承担什么样的责任,要负责到何种程度,作为劳动合同附件的岗位说明书,事先已经明确进行了约定 。
【写情况说明的简单模板 说明书怎么写】 2.是目标管理和绩效考核的基本依据 。
岗位说明书所规定的职责为提取考核指标指定了范围,工作目标的制定围绕这些职责展开 。
3.是制定薪酬政策的间接支持 。
岗位评价是合理定薪的前提,没有岗位说明书就无法进行有效的岗位评价 。
4.是员工教育与培训的方向 。
围绕岗位说明书中关于知识、技能和素质的要求和员工实际绩效表现,生成具体培训需求 。
5.是员工晋升与发展的路径图 。
上级岗位的说明书,是员工晋升发展的路径图,员工清楚知道上级岗位的要求,可以有针对性地进行自我提升,为晋升发展提前准备 。
三、岗位说明的编写要点
1.合理分工,充分准备,规范编写 。
(1)人力资源部门
提供规范模板,组织编写方法培训,运用问卷调查、直接面谈、观察法等检查岗位说明书的质量,审批定稿并将全部岗位汇编成册 。
(2)部门负责人
指导具体编写,审核修订初稿,确保部门职能有岗位承接,对岗位的描述要由现状“是什么”转变为目标状态“应是什么”,对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整厘清 。
(3)岗位员工
参加培训后按模板进行规范编写,遇到困难及时提出支持需求,按计划完成编写任务 。
2.要素完整,行文规范,逻辑清晰 。
岗位说明书要素主要有:基本信息、目的、职责、协作关系、任职资格、工作条件 。要素不能缺失,与岗位无关信息也不应出现在岗位说明书中 。
行文用词规范,避免口语化词语和生僻字词,动词选用适当,准确表达职责权限和角色分工,表现绩效水平的词不必写入职责中 。
内容逻辑清晰,在涵盖所有工作职责的基础上将总数尽量控制在8条左右,尽量按照重要性或逻辑排序 。
相同性质的职责进行总结和提炼,不同性质的职责尽量分开,职责描述满足独立而穷尽的原则,需要描述的是“做什么”而不是“怎么做”,不需要一步一步地具体描述如何完成工作,避免描述太琐碎 。
3.及时更新,适应变化,保持价值 。
随着经营环境的变化和企业发展,组织架构和部门职能随之不断优化,业务流程也在同步调整,岗位新增、合并,职责增减等情形频繁发生,岗位说明书应适应新情况、新要求,及时更新调整,继续发挥作用,保持价值,为管理提供支持 。
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