决定书文书基本文本格式要求
决定书一般分为三部分:首部、正文、尾部 。首部有标题、文号、当事人的基本情况等 。正文主要是陈述事实、理由和依据、处罚决定等 。尾部有履行期限和方式、不履行的法律后果、落款和日期并加盖公章、提示等内容 。
标题应当用“方正小标宋简体”二号字 。正文应当使用仿宋_GB2312三号字;每页22行,每行28字 。数字应当使用Times New Roman 三号字 。标点符号的使用应当符合公文写作规范要求 。
问题出现较多的在文号 , 为此 , 威海市市场监管局规定:编号以法规科统一编制为主 , 各办案单位自行编制为辅 。适用一般程序办理的行政处罚案件由法规科统一编制案件编号 , 一案一号 , 即一个案件从立案到结案所形成的所有执法文书都使用立案号 。立案号在使用中又发现了一个严重问题 , 那就是:标虚位 。比如 , “1”号写成“001”号 。同样的问题还出现在日期和金额上 , “2月7日”写成“02月07日” , “5000元”写成“5000.00元” , 这都属于不规范的写法 。还有关于文号的位置和字体、字号 , 大部分按照公文格式 , 居中 , 使用仿宋_GB2312三号字;有的模仿检法的法律文书 , 在右起空四格 , 楷体_GB2312或仿宋_GB2312三号字或小三号字 。个人认为 , 决定书不等同于普通的公文 , 也不完全与检法的法律文书相同 , 所以亟需总局出台统一标准规则 。
文书格式里还存在一个普遍性问题:决定书全文一般不应当出现下划线 。总局的文书样本里设置的下划线 , 只是强调需要在这里填充内容 , 而不是要强调标注下划线 。
总局的决定书格式样本里 , 有多个括号 , 此时有的是强调需要根据实际情况选择适用的 , 比如“住所(住址)” , 那就需要根据当事人的实际情况 , 或者书写为“住所” , 或者书写为“住址” , 而不能原封不动地全部保留 。有的是提醒在该部分需要书写的内容 , 比如“(违反法律、法规或者规章的事实)” , 此时括号及括号内的文字应当全部不予保留 。
正文部分存在的问题
对当事人的称谓问题 。经常看到在决定书中称呼当事人为“你(单位)”或“行政相对人” 。在处罚程序中 , 对当事人称呼为“你”或者“你单位” , 应当是在询问笔录、告知书等直接面向当事人的材料或文书中使用;案件调查终结报告和决定书等文书中 , 不应当使用“你(单位)”的称谓 。“行政相对人”是行政管理法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人的统称 。具体到某一行政处罚案件中 , 我们就可以将“行政相对人”称为“当事人”;到了行政诉讼程序 , 则称之为“原告”“被告”“被执行人”等 。
“涉嫌”一词的使用和案由问题 。在陈述“案件来源、调查经过及采取行政强制措施的情况”时 , 因为是对案件调查的过程进行描述 , 此时应当使用“涉嫌”一词 。在陈述当事人“违反法律、法规或者规章的事实”时 , 归纳陈述的是行政机关已经调查认定的事实 , 此时就不应当再使用“涉嫌”一词 。在此部分 , 应当对调查认定、查证属实的事实予以归纳、总结 , 而不是流水账式的记录 , 甚至未经查证属实的当事人或证人的单方陈述都罗列记录 。
归纳案由时 , 文字应简洁 , 准确 。在案件审核中经常发现案由归纳不准确 , 比如:“涉嫌销售变质×× 食品案”写成“涉嫌销售变质案” 。涉及到具体的违法事项时 , 不需要将采取的检查、查处措施等写入案由 , 比如已经责改但逾期未改正的 , 应写明:“涉嫌某某违法事项案” , 而不是“涉嫌某某违法事项责令改正逾期未改正案” 。在决定书中应当连同当事人表述为:“某某单位(某某人)、当事人”“涉嫌生产(销售)×× 产品(或某某违法事项)案”或“构成生产(销售)×× 产品(或某某违法事项)行为” 。
“建议”“拟”和“决定”的使用 。办案人员并不具有案件的最终结果决定权 , 所以办案人员在案件调查终结报告和有关事项、处罚决定申请表中 , 只享有建议权 , 此时 , 以办案人员名义向单位负责人提出的处罚意见 , 只能使用“建议” , 而不能使用“决定” 。同样 , 在向当事人送达的告知书并非是最终的正式决定 , 此时 , 只能使用“拟” , 而不能使用“决定” 。只有在决定书中 , 才可以使用“决定”二字 。
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