商务会议策划范文( 三 ) _商务会议策划的过程

商务会议策划的过程

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商务会议策划的基本流程主要分为九点，分别是落实与客户联系、商务会议的整体规划、形成完整的方案、进行现场的初步调查、拟定并签订合同、跟进支付预付款、确定预付款到位并开始预定各项物料设备、会前的商务接待以及活动结束后的汇总。
1.落实与客户联系一般商务会议结束后客户与尝试与主办方联系，为此，要详细具体的规划，落实与客户的联系。

3.形成完整的方案会前要与客户沟通基本的规划思路，并形成完整的方案，以便后续根据方案执行。
4.进行现场的初步调查在前期的一些基本沟通之后，客户通常会选择对规划方案进行现场调查，并提供一切帮助，为此，要到活动现场进行初步调查，明确场地的具体的规划。
5.拟定并签订合同验收合格后，所有接收内容都写在合同中，细节还是非常重要。
6.跟进支付预付款签订合同需要一定的预付款，这样整个会议过程才会顺利进行，如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消，这是一个不可弥补的麻烦，尤其是在会议次数众多的情况下，所以确定合同后一定要先支付一定的预付款。

7.确定预付款到位并开始预定各项物料设备确定预付款到位后，与签订方也有了明确的协议，就可以开始筹备其它物料设备的预定了。
8.会前的商务接待接待是整个会议的核心部分，包括接机、会议安排、会议室安排、车辆安排、活动组织等，应严格按照合同操作，当然，一些突发事件或标准的增减也可以随时调整。
9.活动结束后的汇总商务会议结束后，要认真做好会议汇总工作，核对各类文件，严格按照合同进行会计核算。
会议策划书

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会议策划书范文
（一）日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。
活动目的：让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程” ，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的'服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。活动目标：
1.参会人数：200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想）。
2.预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

3.塑造形象：以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程” ，并树立强势品牌形象。
4.传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。
如：时间事项07：00 盘点清查各种物品的准备情况。07：10 确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。07：20 相关人员带齐各种物品从组委会出发。
07：50 到达会场，开始会场外的布置。08：30 开始会场内的布置，调试各种设备及网络。09：10 会场布置完成，相关人员待命。
09：20 与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。09：30 开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。09：50 播放视频09：55-10：00 幕后音10：00-10：05 开场白10：05-10：07 护卫领导一入场，播放“拉德茨基进行曲”10：07-10：20 领导一讲话10：20 鲜花10：20-10：22 护卫领导一退场播放“退场音乐”10：22-10：25 主持10：25-10：27 护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲”10：27-10：35 领导二讲话10：35 鲜花10：35-10：37 护卫领导二退场播放“退场音乐”10：37-11：10 专家演讲：《拥抱健康时代》11：10-11：30 演示产品11：30-11：40 试点代表受赠，领导授匾／授牌11：40-12：00 受赠代表讲话（4位）12：00-12：05 领导退场播放“会后音乐”12：05-12：15 代表入席午餐宴会12：15-12：20 组委会领导：祝酒词12：20-13：30 午餐宴会／产品演示区及体验区开始活动13：30-14：00 欢送嘉宾出场14：00 会场清理会议策划书范文