如何举办一场惊艳众人的学术会议？Naturejobs的10个建议打破常规

原文以Conferences: The secrets of a standout seminar为标题

发布在2017年10月4日的《自然》职业专题上

原文作者：Amber Dance

打破常规，探索如何举办一场惊艳众人的科学会议。

如果没有旅行经费和时间限制，科学家一年里每周都可以去参加一个会议。根据自然活动索引（Nature Events Directory），平均每个月有250场学术会议。但是，这些科学家很可能会在本领域的多场会议上见到同样的演讲者，听到同样的演讲。

当参会人和演讲者彼此交流时，会议才是最成功的。

非洲科学领导人项目

即使是组织一场标准的会议也不是件容易的事（见“会议魔法”），但是会议组织者仍可以通过一定方法改进会议，比如给每个参会小组分配一个特定的科学难题，在有利于思考和合作的地方举办研讨会，保证参与人员的多元化（性别、种族、年龄、地域和专业）。国际神经信息学协调委员会发展与交流主管Helena Ledmyr说：“一整天都坐在会议厅里不会给人带来启发。”

会议魔法

组织会议（无论规模和时长）是院校职工可为本领域内同事提供的一项服务。你可以尝试以下十点，它们可以帮助你举办一场成功的会议。

? 聚焦于一个还未在众多会议上得到大量关注的话题。

? 选择一个吸引人眼球的标题来激发别人的参会兴趣，增加报名人数。

? 调动多方力量。级别不高的教职工可以考虑聘用知名度高的联合组织方。请机构内外高级别的教职工推荐演讲者，他们的人脉关系和威望或许有助于演讲者接受你的邀请。

? 邀请来自不同背景、不同区域的演讲者；邀请来自不同领域、资历各异的研究人员。

? 预备一两名本地科学家作为替补，以防有演讲者在最后关头退出：不怕一万，就怕万一。

? 看看是否能从会议的举办组织那里获得资金、场地和物流支持。

? 申请经费，抵消会议的一部分成本。

? 给自己留一年半的时间来准备会议。

? 提前6个月确定会议时间，如有类似会议已经举办，则将你的会议安排在6个月后。

? 选择一个相对僻静的地点。这样，参会人（和演讲者）便不会独自走出去吃午饭或找夜生活，而是花更多的时间互相交流。

会议的规模和目的可以体现它的特点。座谈会就像是一场小型的学术会议，而研讨会和专题会通常包括更多讨论和观众参与。欧洲分子生物学实验室（EMBL）的发育生物学家Eileen Furlong认为，在决定会议的规模和目的之前，一个优秀的组织者必须首先考虑是否有未满足的会议需求。

一种吸引外界关注的方法是挖掘利基型需求。比如，可以围绕一个新兴的研究领域组织会议，这样就把拥有同样兴趣的研究者集中起来了。经验丰富的组织者认为鼓励参会人之间以及参会人与演讲者之间的交流是重点。

相逢圣路易

会议的主题可以来自组织者自己的兴趣。圣路易斯华盛顿大学的演化生物学家Joan Strassmannn和David Queller（夫妻）对“有机体”（organism）的定义非常感兴趣。Strassmann说这并非一个显而易见的问题。

比如，地衣是一个有机体，还是两个或三个？Strassmann和Queller提出，当个体单位，无论是细胞还是多细胞结构，达到最佳协作且彼此冲突最小时，一个有机体便形成了。为了鼓励学者对他们的观点展开讨论，他们邀请背景各异的生物学家和哲学家参加2015年在圣路易斯举行的专题会。

早上，所有参会者利用20分钟的演讲介绍自己所做的研究。下午，他们被分成几个小组。他们的任务是定义并讨论有关“有机体”的问题——什么样的东西能被称作有机体。Strassmann和Queller告诉参会者他们并不是在宣扬自己关于有机体的理论，而只是提出这个问题。“如果他们提出不一样的看法，那也很好，”Strassmann说。每个小组会在最后一天总结他们的讨论，并做一个10分钟的演示。

Strassmann在准备过程中花了几周时间，才确定分组结果。她的目标是帮助可能有共同兴趣的人建立联系。她说：“我们尝试在每组安排两三个理念一致的核心人物，剩余的则是可能持异议的人。”在会议上，Strassmann和Queller游走于小组之间，在需要的时候推动讨论进行。

亚利桑那大学的演化生态学家Judith Bronstein参加了那次的会议，两年过去了，当初开会的情景依然历历在目。Bronstein说：“我认为那场会议特别有趣，总的来说，它非常非常成功。”不过，她也表示会议的安排有风险，“就像把人扔进一口大锅，然后调高温度，观察会发生什么。”Bronstein记得有些组确实要比另一些组更融洽，她说她很幸运被分配到讨论特别热烈的一组。

Strassmann希望至少有一组从讨论中获得论文灵感。最后，讨论启发了两组人，其中一篇论文出自Bronstein的团队。

Strassmann曾与Knowinnovation合办过一场动物行为会议，她利用从中学到的经验组织了上述专题会。Knowinnovation是一家协助在全球组织和举行会议的公司，行政长官Andy Burnett介绍说，公司团队遍布英国、美国、法国和西班牙，擅长将创新理论运用于科学讨论。

比如，在该公司策划的会议上，科学家通过头脑风暴探求实现可持续发展的新方法，寻找理解地球生命起源的途径，制定更加优质的本科课程。

只有通过创新才能想出这些计划和理论。Burnett说：“我认为在会议上演讲这个想法没什么创意。”Knowinnovation常常请演讲者在YouTube上发布自己的讲座，这样参会者就可以提前观看，避免会议上出现过多幻灯片展示。

公司有时还会在会前介绍几位参会的研究人员相互认识。当大家都到达会场时，他们就能立即进入主题。他们以小组为单位完成任务，比如一份报告或研究提案。

激发讨论

甚至是在以讲座为主的大型会议上，主办方也可以用创意方法让参会者在讲座外交流。比如在EMBL，会议组织者尝试了“快速交流环节”。根据共同兴趣，科学家被分成两人一组。在交谈5到8分钟后他们再与另一个科学家交谈。EMBL的外部科学培训主管Jürgen Deka说，谈话往往持续整个会议，并且会催生新的合作。

EMBL座谈会也经常设有“演讲者见面会”，演讲者在演讲结束后的茶歇时间坐到指定位置，其他人可以与他们一起讨论研究话题。有些海报演示者会被要求做两三分钟的“快速演讲”。“这些演讲是对现场许多海报或科学家的简短介绍，最多持续半小时左右，”Deka说。

一场卓有成效的会议少不了人际交流。

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Furlong认为专家组讨论并非最好的选择。她说：“太一板一眼了。我常觉得它们很不自然。”

要记住，科学对话能够——而且应该——延伸到夜晚和空闲时间，这一点很重要。Brittany Barreto是休斯敦Pheramor公司（运营科研领域约会APP）的联合创始人，她说她6月在伊斯顿策划一场有关演化的分子机制的研讨会时犯了一个错误。

她和同事没有安排派对。当看到大家在会后成群结队去市区加深认识时，她意识到社交在建立职业人际网络中是多么重要。她表示，社交并不需要太注重形式；可以是发放一家当地酒吧的优惠券，可以是安排巴士接送参会人员去城区，也可以是举办游戏酒水之夜。

以人为本

演讲者和参会者的选择对一场成功的会议也至关重要，专家认为应该学会考虑领域内“明星人物”之外的人。“会议好不好，取决于你邀请的人，”Strassmann说。

如果你难以确定邀请哪些演讲者合适，那么可以向会议组织公司求助。比如，科罗拉多州的Keystone Symposia鼓励学术组织者在组织会议时，确保女性和未被充分代表的少数群体至少占演讲者的三分之一。董事长Jane Peterson介绍说，Keystone维护着一个演讲者数据库。

科罗拉多州特柳赖德科研中心的执行主任Mark Kozak认为多元化不仅仅包括性别、种族和地域。他喜欢会议组织者邀请不同领域的科学家与研究人员，不论他们是否是资深的。比如，特柳赖德最近举办了一场光生伏打学会议，会议参与者包括理论、合成和实验化学家，实验和理论物理学家，计算科学家，设备物理学家和材料与工艺工程师。

肯塔基大学的化学家、会议的联合组织人Chad Risko说：“每个领域的专家都将自己对该问题的见解说出来，共同促成一个全面的认识。会议非常成功，每个参会人都积极参与。”

就那场有机体专题会而言，Strassmann邀请了各种不同领域的生物学家，他们的专业知识涵盖真菌、植物、无脊椎动物和癌症。她说这意味着她要邀请她之前不认识的人，找到他们需要花很长时间。她先尝试用Google Scholar搜索，然后阅读这些她不认识的人写的论文。她还请其他科学家推荐。

考虑到有机体专题会密切互动的性质，Strassmann知道她必须邀请善于与他人合作的科学家。她仔细阅读他们与其他研究组合著的论文网页，或询问共同熟人他们是否善于合作，以此来确定这些研究人员是否适合参会。

地点、地点、地点

会议的地点关系到它的成功与否。Furlong建议选择一个僻静的地点，这样演讲者和参会人便会在休息时间和就餐时间互动。她说，比如纽约的冷泉港实验室离曼哈顿较远（走公路将近27英里），所以人们不太可能去曼哈顿观光。

虽然会议地点应该离机场或交通枢纽较近，但是会议、演讲者和参会人才应该是主角——不是外面的博物馆和商店。“如果话题选得好，即使在北极开会，也会有人来参加。”她说。

Burnett表示同意。“便利的交通是一个因素，因此离机场近很有利，但是这并不意味着必须选择大城市，”他说，“我们往往偏爱一个较僻静的地点，这样人们就不容易被打扰。”

不过，有时候稍微离开会议场地一会儿也不错。冲绳理工大学研究生院的化学工程师Amy Shen喜欢在演讲之间安排短途游览和实验室参观活动。比如针对不久前举行的一场微流体会议，她安排了去海滩和当地城堡游玩。

但是下雨让计划生变，于是她带着与会人员去了一家博物馆参观并观看演出，了解冲绳的传统生活方式。Shen说：“这是一个互相熟悉的好机会，可以让人们在较为轻松的环境下了解彼此、讨论研究。”?

Nature|doi:10.1038/nj7674-145a

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