用产品思维，优化“约会”设计

编辑导读：80%的会议都是浪费时间，如何正确地开会才能不浪费？怎么样才能解决提高会议效率？本文作者从产品优化迭代的角度出发，对“开会”这一产品进行了产品分析，并分享了优化“开会”产品设计方法，供大家一同参考学习。

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01 遇到的问题
“不是在开会中，就是在开会的路上”这是大部分职场人士，特别是作为产品经理的我们的真实写照，那么，在约会或赴约过程中的你，是否遇到过以下类似的经历：

会议发起人，在根据会议计划创建会议邀请前，不知道受邀人是否有时间参与或没有受邀人请确认好时间，盲目发出邀请。这样就可能会出现受邀人无法参加会议的情况，如受邀人无法参与会议且及时反馈原因，发起人还可以根据反馈结果及时调整会议，但如果受邀人没有及时反馈问题，就会造成到了会议会议时间，发起人一个人坐在会议室，迟迟等不到受邀人的情况，此时再去调整会议计划，必将会议影响会议目标的达成。
会议发起人，发出会邀请后，由于某些原因临时取消或变更了会议，没有及时在会议管理应用上更新会议信息，由于会议室在系统信息仍是被占用中，导致其它用户在计划会议时间范围内无会议室可约。

02 场景分析
汪童学，因某个需求需要与需求方进行会议讨论，参会的人员包括需求提出方和需求涉及到的上下游业务负责人，共计8人。由于会议需要对需求进行分析讨论，会议是需要有投影仪、白板或者智能会议平板，基于可用的会议室资源，最终通过会议管理应用发起了会议邀请，会议时间为：明天14:30——15:30结束，会议室在5楼521 。
由于汪童学在选择邀请参会人员时，人员列表仅提供了姓名和、头像信息，没有提供被邀请者的在计划会议时间内是否有其它会议或工作安排，所以发起出邀请后，可能会出现受邀人的日程安排与计划会议时间冲突的情况。例如：在发出会议邀请之后，贺同学反馈，在14：30—15：30时段有其它重要会议要参加；陈童学安排了外出拜访工作，无法参加会议；于童学反馈调休无法参加会议。
汪童学提前约了今天下午2:30的会议，由于汪童学不了解预约的会议的室是否在有还未结束会的会室，临近会议开始时间，汪童学与其他受邀人到达会议室门口时发现上一场会议仍在进行，为了让会议正常进行，汪童学临时找了另外一个会议室。
以上场景阐述了， “约会”的不同节点可能存在的问题，而导致问题发生的主要原因可以总结为两点：

发起人、参与人、会议室三者之间信息的不对称。例如：“问题1”出现的原因，主要是因为发起人、参与人、会议室三者之间信息的不对称，发起人在选择参与人时，不知道参与人当前工作状态是什么，日程安排的时间与计划会议时间是否存在冲突，如在产品设计上，为发起人提供受邀人的工作状态、日程安排等信息，同时在会议发起人发出会议邀请之后，基于受邀人的角色设计邀请确认反馈机制，就可以在一定程度上避免的问题的出现。
产品流设计未实现闭环。例如：“问题2”出现，就是因为产品设计上对会议是否真的开始、是否在仍在进行，没有设计相关的确认机制，导致会议其实提前结束或已经取消，但会议室在系统信息中还是被占用中。

1. 信息优化

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会议是一种有组织、有领导、有目的，在限制定的时间和地点，按照一定的议事程序进行的议事活动。在约会前，发起人需要了解在计划会议时间范围内参与者是否可以参与、是否有符合要求的会议室可用、会议室的设备配置是否能满足会议需求等信息，才能快速并准确的按计划完成“约会”动作。