梧桐清|实则手握实权，历史冷知识：古代秘书——看似繁琐的公文处理( 二 ) 前言

秘书的工作相对较为繁杂，其中处理日常的公文是其中一项重要的工作。这些文书中包括来自全国各地官员的政府往来文书；另一种是皇帝所颁发的诏书，这些诏书都是由皇帝口述，秘书则在旁边做笔记，这对于秘书的读写速度是不小的考验；另外一种文书就是官员的奏折。
秘书在接到文书后，要根据轻重缓急，并做好相应的记号，以便皇帝审查。
不要以为只有现代人办公室才会用制表工具，在古代，皇帝在审阅过程中，也极其重视表格的制定。因此秘书的工作中也包括为这些来往文书制定细致的表格，这样在审查过程能够提高皇帝的工作效率。当然，古代的秘书制定的表格主要采用“札子”的方式作为文书的开头。
但秘书负责皇帝要颁布的诏书和法律法时，则会采用“册书”的字眼作为标记。在古代，诏书的对象是全国的民众；而册书主要的对象是给朝廷内部的官员看的。如皇帝册封某位大臣时，一般会昭告天下，这时就需要诏书。
秘书的工作尽管看起来微不足道，但其实在细节中就能看出秘书工作的重要性。根据《石林燕语》的记载：“有意未尽，揭要其处，以黄纸则书于后，乃谓之贴黄。 ”
在古代，大臣上奏折时，因为表述不完整或其他原因无法完成时，秘书会用一张黄色的纸条专门做主标注，并贴在奏折的后面，这种方式被称为“贴黄” 。
另外，秘书在整理文书时也有一些小技巧。面对成百上千的文书，秘书为了提供审查的效率，会在每次撰写公文时采用折叠的方式进行存放，要知道古代的奏折可不是一张薄薄的纸，如果不加以处理，其占用的面积将会非常大。

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而运用折叠的形式，虽然看似简单的方法，却显示出秘书的工作的灵活性和细心。正是这样润物细无声的工作形式，极大促进了统治者处理公文时的效率。
秘书的工作并不是一成不变的，他们所出的公文会根据具体的对象，制定相应的公文。在需要秘书在工作过程必须灵活运用相关的条例和公文格式。
根据史料记载，一个秘书一天所要写的文书量非常大，一天大概需要写1-1.5万字左右。如果没有过硬的体力，是无法胜任秘书这种高轻度的工作的。
随着时代的发展，不可避免会碰上外来民族的入侵或是民间百姓的矛盾激化等问题，皇帝此时的重要工作就是发布诏书，第一时间安抚民众的情绪。这时，秘书的工作就要保持绝对的私密性。
一般情况下，在公文还未公布于众时，是绝对不能透露出来的，这时就需要秘书发挥其重要而定作用，不仅保证绝不泄露，还需要采取相应的措施保护公文万无一失。一旦公文的内容泄露，秘书将会被处以死刑，而与其同一级别的秘书将会受到不同程度的处罚。因此在秘书的工作中，学会“管住嘴”是一件关乎性命的特质。三、古代与现代秘书的对比“管好嘴”才能干好秘书工作
秘书的工作从产生之初，就具有普遍性。一旦统治阶级出现，秘书的工作便孕育而生。当然，原始时代的秘书也并不一定需要纸笔才能工作，他们的主要职能是为统治者制定相应的方案，并随时报告事情的发展态势。从长远的意义来看，古代的秘书发展对现代秘书的工作也起到一定积极影响。

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从总体的工作内容来看，古代的秘书和现代秘书颇有几分相似之处。对于现代秘书的选拔是一件需要层层选拔的工作。不仅对性别、地域等有相对严格的要求。同时为了保持选拔的公正性，还要经过相应的考试，才能真正选出适合的秘书。
值得注意的是，虽然相隔几千年，可古今中外的秘书都需要精通各类文书和速记能力。