企业如何降低电子发票的开票成本？

作者从项目实践出发，简单讲述了电子发票系统的建设步骤和方式，希望通过此文能够加深你对电子发票系统的认识。

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【企业如何降低电子发票的开票成本？】
餐馆就餐、网上购物、外出旅行都是电子发票了，看来这两年电子发票真快普及了。那么，企业的电子发票系统都是如何建设的呢？
大多资料都是介绍在什么场景下，推荐采用什么样的建设方案。但是，很少去讲怎么搞能降低企业的使用成本？
怎么搞更让企业使用起来更顺手？今天，我以搞过的一个电子发票开票系统为例，说一下是如何降低企业电子发票系统使用成本，提升使用体验的。
01 电子发票涉及的关键系统
在纸质发票年代，若想开票要么是ERP等业务系统直接对接税控开票系统，要么是人工到税控开票系统录入信息开票。开票后把纸质发票交付给客户。
简单来说，开电子发票就多了开票信息生成电子发票文件、加盖电子签章、电子发票存储、电子发票推送的过程。
因此，与纸质发票相比，就多了一个电子发票服务平台。这个平台一端连着税控开票系统，以便把每笔电子发票信息第一时间传到税控系统；一端连着企业ERP或其他产生发票数据的业务系统。若业务量小，也可以手工到电子发票服务平台录入开票信息。因此他们三者的逻辑关系如下图。

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这里还需要说明三点。
一是、为了简单明了的说明电子发票涉及哪些系统，上图略去了每个系统的部署方式。
二是、电子发票服务平台，都是需要税务部门认证的服务商提供，要么怎么和税控开票系统交互数据呢，怎么能随意在电子发票文件上加盖企业的电子签章呢。
三是、有些企业外购的ERP或业务系统，已具备电子发票服务资质，比如用友、金蝶的ERP ，相当于业务系统与电子发票服务平台是一体的，这种情况下，业务系统直接对接税控开票系统。有些企业自研的业务系统或购买的业务系统，没有电子发票开票资质，就需要与具有电子发票资质的系统对接，比如与航信、百旺对接。航信、百旺的系统，再与税控开票系统对接，他们的对接是非常简单的，甚至企业是无感的。
02 常用开票方式及关键步骤

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先给大家说一下常用的电子开票方式，然后在说一下如何节省成本，如何用着更舒服。
在开发票前，需要先把开票信息提供给电子发票服务平台。在哪里提供呢？
超市购物、餐厅就餐、景区停车，一般可以扫描小票上的二维码提交开票信息。
电商购物，一般可以在提交订单时附带发票信息，或订单完成后基于订单单独提交开票信息。
还有些线下服务商，让在他们的公众号里，选择订单后提交发票信息。
对于这些发票信息的提交，我们可以理解为是在业务系统提交的，然后由业务系统提交给电子发票服务平台。
很多时候，用户提交开票数据后，并不能够立刻拿到电子发票文件。
这地方就是花钱多少的一个重要点。
若想与电子发票平台直连“秒开”发票，这种对接方式，用户立等取票，也不用增加任何人工成本，缺点就是贵。
用户不能直接拿到发票，一般是没有与电子发票服务平台直连，需要人工按一定格式把开票数据导进去。这种方式一是慢，二是还需要人工去干这个事儿，优点是比直连的便宜的多。
电子发票开具后，一般会告诉用户一下，电子发票开好了，可以拿到电子发票文件了。