蚂蚁说成长■才是提高效率最有效的方法,将零碎时间整合起来

【蚂蚁说成长■才是提高效率最有效的方法,将零碎时间整合起来】最近有位小伙伴咨询说自己想要提高工作效率 , 但用了各种方法效果都不太好 。
通过了解后发现 , 他最主要的问题就是时间太过于零碎 , 没有完整的整块时间 。 正在做一件事情的过程中 , 经常会被各种信息或者是同事来打断 , 这样注意力是无法集中的 , 效率也就是最差的 。
蚂蚁说成长■才是提高效率最有效的方法,将零碎时间整合起来
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想要提高工作效率 , 就要让自己的时间变得不那么零碎 , 最终形成整块的时间 , 在整块的时间里再来集中注意力 , 这样效率才能有所改善 。 那具体如何将零碎的时间整合起来呢?
减少消息打扰
首先第1个先要减少各类消息的打扰 。
来看看你上班时间里经常收到哪些消息提醒?有微信消息 , QQ消息 , 以及新邮件提醒等 。 当正在做一件事情中 , 只要收到这些消息 , 大部分人都会不自觉的点进去看看 , 当前正在做的事就会形成中断 。
只看不操作 , 时间短还好说 , 但如果是需要花时间去回复的 , 再回过头来继续刚才的事 , 注意力就会衔接不上 , 这样就会浪费一定的时间 , 本来一整块的时间也被分割成了好多零碎的 。
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所以 , 首先建议这类消息不要随时回复 , 要固定一个时间段来集中回复 。 可以每天固定三个时间段 , 早上上班时 , 下午上班时 , 还有晚上下班时 。 固定时间段来集中回复 , 就可以减少受消息影响而形成的中断 , 也能让注意力更集中一些 。
这样做就会有人担心会错过重要的信息 , 那就可以在微信QQ上备注一下 , 邮件上设置一个自动回复 , 说明自己会在什么时间段内来回复 , 同时留下自己的电话 , 如有急事可以打电话 。 真有特别重要的事 , 联系不上你肯定会给你打电话的 , 不打电话就是不紧急的 , 也不需要担心了 。
刚开始都会不习惯 , 但持续一段时间 , 和每个人说明白 , 别人也就会习惯了 。
减少同事打扰
第2个就是要减少同事的打扰 , 这就需要学会拒绝 。
一说到拒绝 , 很多人会不好意思 , 总觉得拒绝别人不太好 , 会影响同事之间的关系 。 其实这些担心是完全没必要的 。
同事之间都是有分工的 , 目的也是为了把同一件事做好 , 只要你能够说清楚 , 别人也会理解的 。 同时自己也要做到尽量少打扰别人 , 并且要说话算数 , 这样别人也会更接受你 。
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正在做一件事情中 , 同事来打断你咨询另外一件事情了 , 这个时候你可以和他说明白你正在做什么事情 , 这个事情为什么是比较重要的 , 必须要在什么时间完成 , 和这些相比 , 那他的事就并不是最紧急的了 , 这样他也就能够理解你了 。 同时要说明 , 你什么时间会有空 , 到时候再去找他 , 再来详细了解他的事 。 到了那个时间 , 不管你做的事有没有完 , 都要给他一个回复 。
说好等做完现在的事 , 11点后联系他 , 等到11点 , 不管你当前的事有没有做完 , 都要给他一个回复 。 事情还没有完 , 那说明大概还需要多长时间 , 然后再重新约个时间;事情已经完成了 , 那就去主动联系他 , 来详细看他说的事 。
只要你能做到说话算数 , 下次你再说几点以后再说 , 别人也能够答应你 。 如果每次都是说完以后没有任何的消息 , 再拒绝别人也不会信你了 。
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明确自由时间
通过上面两个方法 , 已经是可以减少大量的中断 , 从而形成整块时间 。 但还有一种情况是因为工作性质 , 无法拒绝这些中断情况 。 像我之前是一个中层管理者 , 每天早上需要和其它各个部门沟通 , 还需要参加各种会议的 , 这个时间段想要减少打扰是不太可能的 , 但是到了下午 , 就没有这些事了 。